Managementassistent Ivth

Samenvatting

De functie van Managementassistent binnen de sector Intake, Vergunningen, Toezicht en Handhaving (IVTH) richt zich op het ontzorgen van het management en het creëren van overzicht in een dynamische omgeving. De sector is verantwoordelijk voor het uitvoeren van vergunningen, toezicht en handhaving in het kader van stedelijke opgaven. De rol omvat diverse administratieve en organisatorische taken ter ondersteuning van het managementteam.

Verantwoordelijkheden

• Notuleren van overleggen, inclusief het voorbereiden van agenda's en actiepunten.
• Uitwerken van vergaderstukken en bewaken van de voortgang van acties en afspraken.
• Beheren van het proces rondom orders, opdrachtbevestigingen, declaraties en bestellingen.
• Factuurverantwoordelijkheid voor binnenkomende facturen en verwerking in systemen.
• Coördineren van afspraken en vergaderingen, en bewaken van agenda’s van het management.
• Beheren van mailboxen en verzorgen van correspondentie.
• Signaleren van knelpunten in agenda’s en proactief meedenken over oplossingen.
• Beheren van het Document Management Systeem en archiveren van correspondentie en dossiers.
• Organiseren van sectorbrede bijeenkomsten en uitjes, inclusief het verzorgen van cadeautjes en bedankjes.

Vereisten

• Minimaal een afgeronde relevante mbo-opleiding met hbo-werk- en denkniveau.
• Enkele jaren relevante werkervaring op vergelijkbaar niveau in het bedrijfsleven, bij de overheid of non-profitorganisaties.
• Nauwkeurigheid en het vermogen om structuur aan te brengen en prioriteiten te stellen.
• Snel eigen maken van organisatie, systemen en nieuwe informatie, en verbanden kunnen leggen.
• Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken.
• Goede digitale vaardigheden en beheersing van de Nederlandse taal in woord en schrift.
• Integriteit en discretie, met een goede omgang met vertrouwelijke informatie (VOG-P verklaring vereist).
• Stressbestendigheid, flexibiliteit en het vermogen om rust te brengen in onvoorspelbare situaties.

Arbeidsvoorwaarden

• Bruto maandsalaris tussen € 2.596 en € 3.743 (36-urige werkweek), afhankelijk van opleiding, kennis en ervaring.
• Jaarcontract met de intentie tot een vast contract.
• 28 vakantiedagen per jaar (fulltime) en mogelijkheid om ADV-dagen op te bouwen.
• Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van het bruto salaris voor persoonlijke besteding.
• Uitstekende pensioenopbouw bij ABP, waarbij de werkgever 70% betaalt.
• Reiskostenvergoeding voor openbaar vervoer en auto, en vergoeding voor fiets/e-bike/te voet.
• Jaarlijkse bijdrage voor vitaliteitsactiviteiten tot maximaal €240 netto.

Over Werkgever

De gemeente Eindhoven is een organisatie die zich richt op de groei en ontwikkeling van de stad, met aandacht voor diversiteit en inclusie. De organisatiecultuur is informeel en er is aandacht voor een gezonde werk-privébalans. Medewerkers worden aangemoedigd om bij te dragen aan de stedelijke ontwikkeling en hebben de mogelijkheid om hun ervaringen en verhalen te delen.