Managementassistent

Samenvatting

Als managementassistent bij het Ingenieursbureau Den Haag (IbDH) ben je de spil in de organisatie en ondersteun je het hoofd van het bureau en twee managers. Je beheert complexe agenda's, plant afspraken en vergaderingen, en zorgt voor de benodigde vergaderstukken. Je bent ook verantwoordelijk voor notuleren tijdens het management weekoverleg en maakt deel uit van de Servicedesk, waar je als aanspreekpunt fungeert voor medewerkers. Fysieke aanwezigheid op kantoor is vereist, en je kunt extra taken krijgen afhankelijk van de behoefte binnen de organisatie.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda's en mailboxen van het management.
• Plannen van afspraken en vergaderingen met prioritering van zaken.
• Ondersteunen bij bijeenkomsten, inclusief het verzorgen van vergaderstukken.
• Notuleren tijdens management weekoverleg en afstemmen met de voorzitter.
• Organiseren van trainingen, jubilea en andere evenementen.
• Beheren van persoonlijke beschermingsmiddelen en zorgen voor een goede ontvangst van nieuwe medewerkers.
• Vervangen van teamleden binnen de Servicedesk indien nodig.
• Uitvoeren van extra taken zoals ondersteuning bij wagenparkbeheer en redigeren van managementdocumenten.

Vereisten

• Mbo+ werk- en denkniveau met aanvullende opleidingen en ervaring in administratief-ondersteunende en secretariële taken.
• 2-5 jaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Ervaring met notuleren en interesse in de onderwerpen van het IbDH.
• Goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.
• Ruime kennis van en ervaring met het Microsoft Office-pakket op gebruikersniveau.
• Flexibele instelling en probleemoplossend vermogen.
• Fysieke aanwezigheid op kantoor minimaal drie tot vier dagen per week.

Arbeidsvoorwaarden

• Een 36-urige werkweek met een salaris tot € 4.065,- per maand (schaal 7).
• 144 uur wettelijk verlof en 57,6 uur bovenwettelijk verlof per jaar.
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van 12 maanden met mogelijkheid tot verlenging.
• Individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% bovenop het salaris.
• Pensioenregeling via ABP met een bijdrage van 70% door de werkgever.
• Thuiswerkvergoeding van €2,40 netto per dag en internetvergoeding van €0,85 netto per dag.
• Mogelijkheid om feestdagen te ruilen voor andere dagen.
• Diverse opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden.

Over Werkgever

Het Ingenieursbureau Den Haag (IbDH) is een onderdeel van de Dienst Stadsbeheer en houdt zich bezig met de openbare ruimte van Den Haag, waaronder straten, wegen, pleinen en infrastructuur. Met ongeveer 300 medewerkers werkt het bureau aan diverse projecten en processen binnen de stad. Het bureau is verdeeld in vier clusters en een team voor bureauondersteuning, waarbij de focus ligt op interne processen en bedrijfsvoering. Het IbDH streeft naar een prettige en veilige werkomgeving waar medewerkers zich kunnen ontwikkelen en bijdragen aan de leefbaarheid van de stad.