Managementassistent Afdeling Vjb

Samenvatting

De gemeente Nijmegen is op zoek naar een managementassistent voor de afdeling Veiligheid, Juridische zaken en Bestuursondersteuning en Advies (VJB). De rol omvat zowel zelfstandig als teamwerk, waarbij de managementassistent verantwoordelijk is voor diverse secretariële taken ter ondersteuning van de afdeling en twee managers.

Verantwoordelijkheden

De managementassistent heeft een breed scala aan taken, waaronder: - Algemene secretariële ondersteuning zoals mailboxbeheer, postbehandeling en telefoonafhandeling. - Agendabeheer: het maken en bewaken van afspraken, plannen van bijeenkomsten, reserveren van vergaderruimtes en regelen van faciliteiten. - Voorbereiding van vergaderingen: praktische zaken zoals zalenreservering en catering, evenals het verzamelen van relevante documenten en het opstellen van agenda's. - Het maken van korte verslagen of actielijsten van vergaderingen indien nodig. - Administratief-financiële taken, waaronder de verwerking van offertes, aanvragen voor inkoopordernummers en het afhandelen van maandelijkse declaraties. - Samenwerking met collega-managementassistenten om de continuïteit van het afdelingssecretariaat te waarborgen.

Vereisten

Voor deze functie zijn de volgende vaardigheden en kwalificaties vereist: - Minimaal mbo-plus werk- en denkniveau. - Ervaring met Microsoft Office en de capaciteit om andere relevante applicaties en systemen snel eigen te maken. - Communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. - Organisatietalent, accuraatheid en proactiviteit. - Vermogen om prioriteiten te stellen en overzicht te bewaren, ook tijdens drukke periodes. - Flexibiliteit en een positieve, dienstbare houding naar collega's.

Arbeidsvoorwaarden

De gemeente Nijmegen biedt: - Een salaris in schaal 7, variërend van €2.921,- tot €4.130,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek. - Een Individueel Keuze Budget (IKB) van 17,05% van het salaris, dat kan worden ingezet voor persoonlijke wensen en doelen. - Een tijdelijk contract met uitzicht op een vast dienstverband voor 32 uur per week. - Hybride werkmogelijkheden, waarbij de werkplek en tijden kunnen worden aangepast aan persoonlijke situaties. - Een uitgebreid opleidingsaanbod voor persoonlijke ontwikkeling.

Over Werkgever

De gemeente Nijmegen staat voor een betrokken en dynamische werkcultuur, waarin medewerkers de ruimte krijgen om zich te ontwikkelen en bij te dragen aan de stad. Nijmegen is een historische stad die ruimte biedt voor innovatie en samenwerking. De gemeente hecht waarde aan diversiteit en inclusiviteit in haar teams, en moedigt kandidaten met verschillende achtergronden aan om te solliciteren.