Managementassistent Jeugd, Onderwijs & Sport

Samenvatting

Als Managementassistent voor de afdeling Jeugd, Onderwijs & Sport (JOS) binnen de Gemeente Haarlem ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de teams Onderwijs & Sport en JOS. Je taken omvatten het beheren van digitale agenda's, het notuleren van vergaderingen, en het uitvoeren van administratieve en organisatorische taken. Je zorgt voor de voortgang van acties en processen en houdt de administratieve organisatie op orde. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor inkooporders, contractbeheer, facturering en postafhandeling.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van digitale agenda's en maken van afspraken.
• Notuleren van OOGO-overleggen en andere relevante vergaderingen.
• Beheren van de mailbox en uitvoeren van complexe secretariële en administratieve taken.
• Bewaken van de voortgang van acties en processen binnen de afdeling.
• Verbeteren van de administratieve organisatie.
• Bijhouden van de P&C-cyclus in samenwerking met het managementteam.
• Opstellen van inkooporders en contracten, en verzorgen van facturering.
• Afhandelen van inkomende en uitgaande post voor de afdeling en teams.

Vereisten

• Minimaal een afgeronde mbo4-opleiding.
• Ongeveer 3 jaar werkervaring in een ondersteunende of secretariële functie.
• Proactieve en zelfstandige werkhouding met het vermogen om vooruit te denken.
• Sterke digitale vaardigheden en bekendheid met Office-applicaties, Verseon, GFS, Qlikview en Proactis.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Stressbestendigheid en het vermogen om overzicht te houden onder druk.

Arbeidsvoorwaarden

• Een salaris tussen € 3.246 en € 4.556 bruto per maand, afhankelijk van ervaring en opleiding.
• Een Individueel Keuze Budget van 17,05% over het bruto salaris.
• Een dienstverband van 32-36 uur per week, met minimaal 3 dagen op kantoor.
• Start met een jaarcontract, met de mogelijkheid tot een vast contract bij goed functioneren.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder vergoeding van OV-reiskosten, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en een pensioenregeling bij het ABP.
• Mogelijkheden voor persoonlijke groei en ontwikkeling via de 'Academie Haarlem', inclusief opleidingen en sportabonnementen.

Over Werkgever

De Gemeente Haarlem en Zandvoort biedt een dynamische werkomgeving waar innovatie wordt aangemoedigd. De afdeling Jeugd, Onderwijs en Sport (JOS) bestaat uit ongeveer 50 medewerkers en richt zich op het verbeteren van de jeugd- en onderwijsondersteuning in de regio. De organisatie waardeert diversiteit en streeft naar een inclusieve werkcultuur waar medewerkers zich kunnen ontwikkelen en bijdragen aan de gemeenschap.