Programmaondersteuner Voor Opvang Vluchtelingen

Samenvatting

Als Programmaondersteuner voor Opvang Vluchtelingen ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van het programmateam dat zich richt op de opvang van Oekraïense ontheemden en asielzoekers. Je zorgt ervoor dat planningen, deadlines en afspraken goed worden nageleefd, en je fungeert als vraagbaak voor collega's. Je werkt nauw samen met de programmamanager en andere teamleden en draagt bij aan de organisatie van verschillende programmaonderdelen.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de agenda van het programmateam en het plannen van complexe afspraken.
• Opstellen van notulen, verslagen en actielijsten van overleggen.
• Bewaken van mijlpalen en deadlines binnen projecten en proactief handelen om afspraken na te komen.
• Ondersteunen bij programmabeheersing, inclusief het opstellen van voortgangsrapportages.
• Beheren van de programma-omgeving en programmaplanning in Teams.
• Ondersteunen bij de communicatie rondom het programma, inclusief het beheren van mailboxen en het organiseren van bijeenkomsten.
• Ondersteunen bij inkoopopdrachten en regelen van vergaderlocaties en catering.

Vereisten

• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar ervaring in project- of managementondersteuning.
• Kennis van MS Office en SharePoint; ervaring met zaaksystemen of iBabs is een pré.
• Zelfstandig kunnen werken, maar ook in staat zijn om hulp in te schakelen wanneer nodig.
• Nauwkeurige en gestructureerde werkhouding.
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Teamspeler met verantwoordelijkheidsgevoel en collegialiteit.

Arbeidsvoorwaarden

• Werkweek van 28-32 uur.
• Contract voor een jaar met mogelijkheid tot verlenging.
• Salaris in schaal 9 van de CAO Gemeenten (€3.568 - €5.096 bruto per maand bij 36 uur).
• Uitstekende pensioenopbouw bij ABP, met een werkgever die 70% premie betaalt.
• Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% per jaar.
• Volledige vergoeding van openbaar vervoer (2e klas) en mogelijkheden voor hybride werken.
• Opleidingsmogelijkheden via de Hilversum Academie.

Over Werkgever

De organisatie werkt aan de opvang van Oekraïense ontheemden en asielopvang binnen het sociaal domein. Het programmateam bestaat uit diverse professionals, waaronder beleidsadviseurs en projectleiders, en valt onder de verantwoordelijkheid van een concernmanager. De gemeente Hilversum en Wijdemeren zullen vanaf 1 januari 2027 één gemeente vormen, wat een kans biedt om de dienstverlening aan inwoners en bedrijven te verbeteren.