Programmaondersteuner Voor Programmateam Opvang Vluchtelingen

Samenvatting

Als Programmaondersteuner binnen het Programmateam Opvang Vluchtelingen ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de programmamanager en teamleden bij de organisatie van programmaonderdelen gericht op de opvang van Oekraïense ontheemden en asielzoekers. Je zorgt ervoor dat planningen, deadlines en afspraken op koers blijven en biedt gestructureerde ondersteuning aan het team.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de agenda van het programmateam voor interne en externe overleggen, inclusief complexe afspraken tussen gemeente, inwoners, bedrijven en organisaties.
• Notuleren en opstellen van verslagen en actielijsten van overleggen.
• Bewaken van mijlpalen en deadlines binnen projecten, proactief handelen en initiatief nemen waar nodig.
• Ondersteunen bij het onderhouden van de programma-omgeving en programmaplanning in Teams.
• Voorbereiden van voortgangsrapportages in samenwerking met de programmamanager.
• Ondersteunen bij het plaatsen en verwerken van stukken in iBabs en zorgen dat agenda’s en documenten tijdig beschikbaar zijn.
• Beheren van communicatie rondom het programma, inclusief het verzorgen van mailings en het organiseren van bijeenkomsten.
• Ondersteunen bij inkoopopdrachten en het regelen van vergaderlocaties en catering.

Vereisten

• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar ervaring in project- of managementondersteuning.
• Kennis van MS Office en SharePoint; ervaring met iBabs is een pré.
• Zelfstandig kunnen werken, maar ook in staat om hulp in te schakelen wanneer nodig.
• Nauwkeurige en gestructureerde werkhouding met oog voor detail en initiatief.
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Teamspeler met een collegiale, positieve en betrokken houding.

Arbeidsvoorwaarden

• Werkweek van 28 – 32 uur.
• Contract voor een jaar met mogelijkheid tot verlenging.
• Salaris in schaal 9 van de CAO Gemeenten (€3.568 - €5.096 bruto per maand bij 36 uur).
• Uitstekende pensioenopbouw bij ABP met 70% premie door de werkgever.
• Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% per jaar.
• Volledige vergoeding van openbaar vervoer en mogelijkheden voor hybride werken.
• Opleidingsmogelijkheden via de Hilversum Academie met toegang tot trainingen vanaf dag één.

Over Werkgever

De gemeente Hilversum werkt aan de opvang van Oekraïense ontheemden en asielzoekers binnen het programma Opvang Vluchtelingen. Het programmateam bestaat uit diverse professionals zoals beleidsadviseurs, projectleiders en een programmamanager, en valt onder de afdeling Sociaal Domein. De gemeente streeft naar een sterke samenwerking en verbetering van de dienstverlening aan haar inwoners en bedrijven, met een focus op belangrijke maatschappelijke uitdagingen.