Secretaresse Team Wijktoezicht & Werf

Samenvatting

Als Secretaresse voor het Team Wijktoezicht & Werf binnen de Gemeente Helmond ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de organisatorische, secretariële en administratieve processen van het team. Je werkt nauw samen met de teammanager en andere collega's om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. De functie omvat taken zoals agendabeheer, correspondentie, organisatie van overleggen en administratieve ondersteuning.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de agenda van de teammanager en vooruit plannen van afspraken.
• Ondersteunen bij de afhandeling van correspondentie, e-mails, vragen en meldingen.
• Organiseren van overleggen, teamsessies en kwartaalbijeenkomsten, inclusief verslaglegging.
• Aanmaken van opdrachten en inkooporders en ondersteunen bij administratieve processen.
• Helpen van collega's met systemen zoals Djuma en Signalen.
• Verzorging van de aanmelding en het inwerken van nieuwe collega's via een onboardingchecklist.
• Organiseren van attenties en bijeenkomsten voor jubilea en andere personele momenten.

Vereisten

• Mbo werk- en denkniveau.
• Ervaring in een secretariële of administratieve ondersteunende functie.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden.
• Ervaring met Microsoft Office en Microsoft Teams.
• Bij voorkeur kennis van systemen zoals Djuma, ERP7 en NOTUBOX of vergelijkbare systemen.
• Nauwkeurigheid, servicegerichtheid en het vermogen om prioriteiten te stellen.
• Vermogen om samen te werken en initiatief te nemen.

Arbeidsvoorwaarden

• Een salaris tussen € 2.596 en € 3.743 op basis van een 36-urige werkweek, afhankelijk van kennis en ervaring.
• Een functie voor 20-22 uur per week.
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een individueel keuzebudget (IKB) van 17,85%.
• Mogelijkheid tot deelname aan een uitgebreid onboardingsprogramma.
• Toegang tot diverse cursussen en trainingen via de Helmond Academie voor persoonlijke ontwikkeling.

Over Werkgever

De Gemeente Helmond werkt aan een bereikbaar, duurzaam en aantrekkelijk Helmond, met een focus op verduurzaming en betrokkenheid van inwoners. De afdeling Realisatie & Beheer, waar het team Wijktoezicht & Werf deel van uitmaakt, omvat ongeveer 135 medewerkers die gezamenlijk bijdragen aan de ontwikkeling van de stad. De organisatie hecht waarde aan diversiteit en biedt een open en informele werkomgeving waarin samenwerking en innovatie centraal staan.