Managementondersteuner

Samenvatting

Als managementondersteuner bij de directie Parkeren van de gemeente Amsterdam bied je hands-on ondersteuning aan het management. Je beheert de agenda en mailbox van één of meerdere managers, organiseert afspraken en vergaderingen, en signaleert en prioriteert taken. Je werkt nauw samen met collega's om de dagelijkse werkzaamheden efficiënt te laten verlopen en speelt in op de wensen van zowel interne als externe contactpersonen. Je draagt bij aan het verbeteren van werkprocessen en houdt vertrouwelijke informatie discreet.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda en mailbox van managers, inclusief signaleren en prioriteren van taken.
• Organiseren van afspraken, overleggen en bijeenkomsten.
• Voorbereiden van vergaderingen, inclusief het beschikbaar stellen van stukken in iBabs en het bijhouden van notulen en actielijsten.
• Bijhouden van overzichten zoals inhuurcontracten en contactgegevens, en bewaken van procedures.
• Uitvoeren van organisatorische en administratieve taken, zoals het reserveren van vergaderruimtes en financiële verwerking in AFIS.
• Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe contacten.

Vereisten

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding.
• Ten minste drie jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Vaardigheid in het (her)plannen van afspraken en vergaderingen.
• Competenties zoals:
• Plannen en coördineren van activiteiten efficiënt.
• Omgevingsbewustzijn en het benutten van relevante ontwikkelingen.
• Klantgerichtheid en inspelen op wensen van klanten.
• Samenwerken en bijdragen aan teamresultaten.
• Stressbestendigheid in een hectische omgeving.

Arbeidsvoorwaarden

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.246,- en € 4.556,- op basis van een 36-urige werkweek.
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met mogelijkheid tot verlenging.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden via de Amsterdamse School.
• Individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van het salaris.
• Pensioenregeling via ABP, met 70% premiebetaling door de werkgever.
• Reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer en een thuiswerkvergoeding van € 3,25 per dag.
• Maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.

Over Werkgever

De gemeente Amsterdam streeft naar een inclusieve werkomgeving waarin verschillen tussen medewerkers worden gekoesterd. De directie Parkeren is een dynamische en innoverende organisatie die inspeelt op maatschappelijke en technologische ontwikkelingen. De afdeling Analyse, Advies & Ondersteuning ondersteunt de businessafdelingen op het gebied van data-analyse, procesmanagement, financiën, klachtbehandeling en bestuursadvisering. De organisatie heeft een grote maatschappelijke impact en is betrokken bij diverse partners in de Parkeerketen.