Managementassistent Directie

Samenvatting

Als managementassistent van de directie bij de Gemeente Zwolle ben je de onmisbare schakel die zorgt voor een soepele gang van zaken binnen een dynamische omgeving. Je ondersteunt de directeuren en gemeentesecretaris door complexe agenda's te beheren, urgente situaties te coördineren en besluiten en acties strak op te volgen. Je werkt binnen de afdeling Top-Services, waar bijna 80 professionals het primaire proces van de gemeente ondersteunen.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de agenda van de directeur en fungeren als buffer tussen de directeur en medewerkers/externe contacten.
• Plannen van afspraken, prioriteren van e-mails en reageren op urgente situaties.
• Beheren van meerdere mailboxen, afhandelen van telefoontjes en registreren van binnenkomende post.
• Verzamelen van benodigde informatie, opstellen van conceptantwoorden en zelfstandig afhandelen van zaken.
• Zorgdragen voor verslaglegging van vergaderingen, bewaken van actiepunten en tijdige registratie van documenten in iBabs.
• Ondersteunen bij facturatie, inkooporders en codering van facturen.
• Geven van gevraagd en ongevraagd advies en anticiperen op toekomstige afspraken.

Vereisten

• Mbo+ of hbo-diploma, bij voorkeur aangevuld met een relevante vooropleiding.
• Ervaring als managementassistent met een proactieve werkhouding en inlevingsvermogen.
• Uitstekende communicatieve en sociale vaardigheden, met een goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Digitale vaardigheden en bestuurlijke sensitiviteit.
• Vermogen om zelfstandig te werken en actief samen te werken met anderen.
• Discretie en representativiteit in contact met diverse stakeholders.

Arbeidsvoorwaarden

• Dienstverband van 32 uur per week met een jaarcontract en intentie tot een vast dienstverband.
• Hybride werkmodel met een goede balans tussen thuiswerken en kantoor.
• Vaste werkdagen op maandag, dinsdag en vrijdag; vierde werkdag in overleg.
• Bruto maandsalaris van maximaal € 4.499 (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek, afhankelijk van opleiding en ervaring.
• 17,05% individueel keuzebudget (IKB) voor persoonlijke arbeidsvoorwaardelijke keuzes.
• Goede pensioenregeling, betaald ouderschapsverlof en budget voor thuiswerkplek.
• Laptop en telefoon van de zaak.

Over Werkgever

De Gemeente Zwolle is een organisatie die waarde hecht aan samenwerking met inwoners, ondernemers en partners. Zwolle scoort hoog op kwaliteit van leven en heeft een sterke focus op diversiteit en inclusie. Medewerkers worden aangemoedigd om zich te ontwikkelen en hun vaardigheden te verkennen binnen een ondersteunende en respectvolle werkomgeving. De gemeente biedt een plek waar medewerkers blij worden van hun bijdrage aan de stad.