Managementassistent

Samenvatting

Als Managementassistent binnen de Gemeente Haarlem ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van projectmanagers in hun dagelijkse werkzaamheden. Je fungeert als aanspreekpunt voor zowel interne als externe stakeholders en zorgt voor een efficiënte afhandeling van contracten en archivering. Je bereidt overleggen voor, organiseert bijeenkomsten en beheert de communicatie met bewoners. De rol vereist een proactieve houding en goede organisatorische vaardigheden.

Verantwoordelijkheden

• Bewaken van agenda's en maken van complexe afspraken voor projectmanagers.
• Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders.
• Afhandelen van contracten, inclusief het aanmaken van inkooporders en facturering.
• Zorgdragen voor een gestructureerde archivering en toegankelijkheid van opgeslagen kennis.
• Opstellen van (opdracht)brieven en bewaken van voortgang van acties en processen.
• Voorbereiden en vastleggen van afspraken tijdens overleggen.
• Organiseren van bijeenkomsten, zoals bewoners- en informatieavonden.
• Beheren van projectenmailboxen en ingekomen post.

Vereisten

• Mbo-4 diploma in administratieve processen, zoals Schoevers Officemanagement of Supportmanagement.
• Minimaal 2 jaar werkervaring in een ondersteunende of secretariële functie binnen een complexe organisatie.
• Proactieve en energieke persoonlijkheid met een goede antenne voor ondersteuningsbehoeften.
• Vaardigheden in stressbestendigheid, communicatie, humor en flexibiliteit.
• Bekendheid met digitale vergaderingen en keten denken.
• Handigheid met Office applicaties (Word, Excel, PowerPoint) en bereidheid om digitale systemen te leren (Verseon, GFS, Qlikview, Insite+).

Arbeidsvoorwaarden

• Een arbeidsovereenkomst voor 32-36 uur per week, met een startjaarcontract dat kan worden omgezet naar een vast contract bij goed functioneren.
• Salaris tussen € 3.206 en € 4.499 bruto per maand, afhankelijk van ervaring en opleiding, bij een fulltime dienstverband van 36 uur.
• 17,05% Individueel Keuze Budget over het bruto salaris voor het samenstellen van eigen arbeidsvoorwaarden.
• Mogelijkheid tot hybride werken, met faciliteiten voor zowel kantoor- als thuiswerken.
• Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals vergoeding van OV-reiskosten, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en een goede pensioenregeling via ABP.

Over Werkgever

De Gemeente Haarlem en Zandvoort biedt werk dat impact heeft op de fysieke leefomgeving, met projecten variërend van woningbouw tot civiele werken. De afdeling Proces- en Contractmanagement speelt een cruciale rol in het projectmanagement van deze ontwikkelingen. De organisatie waardeert diversiteit en streeft naar een goede werk-privébalans voor haar medewerkers, met mogelijkheden voor persoonlijke groei en ontwikkeling.