Management Ondersteuner

Samenvatting

Als managementondersteuner binnen de Concernstaf van de Gemeente Pijnacker-Nootdorp ben je de essentiële schakel die zorgt voor een efficiënte dagelijkse ondersteuning. Je werkt nauw samen met het hoofd concernstaf, de teammanager, de concerncontroller en andere collega's, waarbij je verantwoordelijk bent voor secretariële en administratieve taken. Je rol vereist initiatief, flexibiliteit en een servicegerichte houding, met de mogelijkheid om ad hoc taken op te pakken en een gastvrije omgeving te creëren voor bezoekers.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van het hoofd concernstaf, teammanager, concerncontroller en collega's met secretariële en administratieve taken.
• Beheren van agenda's, notuleren, organiseren van bijeenkomsten en verwerken van personeelsmutaties.
• Uitvoeren van P&O-taken, zoals verzuimregistratie en correspondentie met sollicitanten.
• Fungeren als vraagbaak voor collega's en zorgen voor een gastvrije ontvangst van bezoekers.
• Flexibel inspelen op ad hoc taken en de continuïteit van de ondersteuning bij besluitvormingsprocessen waarborgen.
• Initiatieven nemen en eigen werkzaamheden vormgeven binnen de functie.

Vereisten

• Minimaal een afgeronde MBO4-opleiding in secretarieel of administratieve richting.
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring als managementondersteuner.
• Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie en politiek-bestuurlijke sensitiviteit.
• Ervaring met het MS 365-pakket, agendabeheer, en bij voorkeur kennis van Notubiz, Zaaksysteem, Topdesk en Motion.
• Proactieve, betrouwbare, nauwkeurige en collegiale houding met een hands-on mentaliteit.
• Vermogen om zowel zelfstandig als in teamverband te werken, met een focus op flexibiliteit en servicegerichtheid.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris tussen € 2.875,- en € 4.065,- bruto per maand op basis van 36 uur (schaal 7).
• Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van het bruto salaris.
• Persoonlijk Gezondheids Budget (PGB) van € 250,- per jaar.
• In eerste instantie een jaarcontract, met mogelijkheid tot verlenging naar onbepaalde tijd.
• Jaarlijks 201,6 uren verlof bij een fulltime dienstverband van 36 uur.
• Pensioenopbouw bij ABP, Surface en mobiele telefoon, en een thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per dag.
• Reiskostenvergoeding van € 0,25 per kilometer.

Over Werkgever

De Concernstaf (CST) van de Gemeente Pijnacker-Nootdorp ondersteunt de ambtelijke organisatie en het bestuur en voert regie op specifieke onderwerpen. Met ongeveer 38 medewerkers richt de CST zich op het verbeteren van de kwaliteit van de organisatie ten behoeve van de inwoners. De afdeling bestaat uit vijf sub-teams: bestuurssecretariaat, bestuurszaken, strategie, juridische zaken en control. De cultuur binnen de CST is adviserend en dienend, gericht op samenwerking en professionaliteit.