Managementondersteuner

Samenvatting

De Gemeente Breda zoekt een ervaren managementondersteuner voor de afdeling Mobiliteit, Milieu en Energie (MME). De rol vereist een proactieve en stevige ondersteuning van het managementteam en de coördinatie van het secretariaat. De organisatie waardeert diversiteit en moedigt medewerkers aan om hun unieke kwaliteiten in te zetten voor de stad.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van het afdelingshoofd en managementteam in dagelijkse werkzaamheden.
• Beheren van complexe agenda's en mailboxen, met een proactieve aanpak.
• Organiseren en coördineren van interne en externe overleggen, bijeenkomsten en informatiesessies.
• Voorbereiden van managementteamvergaderingen, inclusief agenda's en benodigde stukken.
• Bewaken van actiepunten, afspraken en besluitvorming, en zorgdragen voor opvolging.
• Deelnemen aan managementteam overleggen en verzorgen van verslagen en samenvattingen.
• Coördineren van werkzaamheden binnen het secretariaat en fungeren als aanspreekpunt voor collega's.
• Zorgdragen voor een goede afstemming van informatie- en communicatiestromen binnen de afdeling.
• Behandelen van vragen en verzoeken binnen het zaaksysteem DJUMA.
• Verwerken en bewaken van correspondentie, rapportages en managementinformatie.
• Ondersteunen van collega's bij het tijdschrijfsysteem en administratieve processen optimaliseren.
• Bijdragen aan afdelingsbrede projecten en ontwikkelingen in samenwerking met andere afdelingen.

Vereisten

• Minimaal mbo-werk- en -denkniveau met een afgeronde secretariële opleiding.
• Ten minste 5 jaar werkervaring in een secretariële of ondersteunende functie.
• Sterke regisseur met zelfstandigheid, accuratesse, besluitvaardigheid en stressbestendigheid.
• Communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk, met een goede helicopterview.
• Flexibel en in staat om vertrouwelijke informatie te verwerken.
• Ervaring met Office 365 (Teams, Outlook, SharePoint, Word, Excel).
• Kennis van AFAS, iBabs en/of DJUMA is een pré.

Arbeidsvoorwaarden

• Jaarcontract voor 32 uur per week met uitzicht op een vast contract.
• Bruto maandsalaris tot € 4.065,- op basis van een 36-urige werkweek.
• Individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% voor bijvoorbeeld studie of extra verlof.
• 201,6 verlofuren per jaar bij een fulltime dienstverband.
• Flexibele werktijden voor een goede werk-privébalans.
• Goede pensioenregeling bij ABP, waarbij de werkgever 70% van de premie betaalt.
• Volledige vergoeding van reiskosten bij gebruik van openbaar vervoer of fiets; kilometervergoeding voor autogebruik.

Over Werkgever

De Gemeente Breda is een vooruitstrevende organisatie die zich inzet voor de inwoners en de stad. De afdeling Mobiliteit, Milieu en Energie bestaat uit een team van professionals die zich richten op duurzame en leefbare oplossingen. De gemeente biedt ruimte voor initiatief en verantwoordelijkheid, en stimuleert samenwerking en betrokkenheid binnen het team en met andere afdelingen.