Managementondersteuner

Samenvatting

Als Managementondersteuner binnen de directie Financiën en Inkoop van de Gemeente Amsterdam ben je verantwoordelijk voor diverse secretariële en administratieve taken. Je fungeert als vraagbaak en zorgt voor een efficiënte werkomgeving door het beheren van agenda's, het ondersteunen van vergaderingen en het afhandelen van financiële administratie. Je werkt in een divers en enthousiast team van managementondersteuners en draagt bij aan een goede samenwerking binnen het team en met andere afdelingen.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van complexe agenda's en mailboxen van de directeur en managers.
• Voorbereiden en opvolgen van vergaderingen, inclusief het opstellen van agenda's en actie- en mededelingenlijsten.
• Ondersteunen van financiële administratie, zoals het maken van inkooporders en controleren van facturen.
• Regelen van facilitaire zaken en ICT-voorzieningen.
• Proactieve ondersteuning van managers en teamleiders, inclusief het oppakken van ad-hoc werkzaamheden.
• Organiseren van bijeenkomsten op verzoek van de directie.

Vereisten

• Minimaal mbo plus (niveau 4) werk- en denkniveau met een relevante opleiding in secretariële ondersteuning of officemanagement.
• Ten minste 3 jaar werkervaring in een ondersteunende of secretariële rol.
• Uitstekende kennis van MS Office en MS Teams.
• Sterke mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in het Nederlands.
• Competenties:
• Plannen en organiseren
• Omgevingsbewustzijn
• Klantgerichtheid
• Samenwerken
• Stressbestendigheid
• Verantwoordelijkheid

Arbeidsvoorwaarden

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.206,- en € 4.499,- op basis van een 36-urige werkweek.
• Een arbeidsovereenkomst voor 1 jaar met mogelijkheid tot verlenging.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden via het interne opleidingscentrum.
• Individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van het salaris voor extra pensioenopbouw of verlofdagen.
• Pensioenregeling via ABP, met 70% van de pensioenpremie betaald door de werkgever.
• Reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding.

Over Werkgever

De Gemeente Amsterdam streeft naar een inclusieve werkplek waar verschillen tussen collega's worden gekoesterd. De afdeling Ondersteuning, Data en Advies ondersteunt het management van de directie Financiën en Inkoop en zorgt voor kwalitatief volwaardige besluitvorming. Het team bestaat uit enthousiaste en gedreven collega’s die bijdragen aan een informele en prettige werksfeer. De organisatie is gevestigd op een centrale locatie, wat de samenwerking met andere afdelingen bevordert.