Managementassistent It Directie

Samenvatting

Als Managementassistent IT Directie bij de Gemeente Utrecht ondersteun je de directeur Informatie- en Procesmanagement (IT) en de managers binnen de organisatie. Je bent verantwoordelijk voor het aanbrengen van structuur in een dynamische werkomgeving, waarbij je snel schakelt tussen verschillende onderwerpen. Je hebt een veelzijdig takenpakket en werkt nauw samen met de directie en collega’s van Office Management om een professionele en effectieve ondersteuning te bieden.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van de directeur en managers, inclusief het beheren van agenda’s en mailboxen.
• Voorbereiden van afspraken en overleggen, en bewaken van voortgang van actiepunten.
• Organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen, inclusief faciliteiten.
• Bijdragen aan HR-processen zoals sollicitatieprocedures en onboarding van nieuwe medewerkers.
• Signaleren van knelpunten en bieden van praktische oplossingen.
• Actief deelnemen aan projecten, evenementen en organisatiebrede activiteiten.
• Flexibel inspelen op veranderingen en onverwachte situaties.

Vereisten

• Minimaal mbo-niveau 4 werk- en denkniveau.
• Ruime relevante werkervaring als managementassistent of in een vergelijkbare functie.
• Meerdere jaren ervaring in een dynamische omgeving.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ervaring met Microsoft Outlook, Teams en andere digitale systemen.
• Vermogen om nieuwe systemen en werkwijzen snel eigen te maken.
• Sterke organisatorische vaardigheden, prioriteiten stellen en zelfstandig werken.

Arbeidsvoorwaarden

• Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen € 3.206,- en € 4.499,- afhankelijk van kennis en ervaring.
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om 32 uur te werken.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% bovenop het salaris.
• Ruimte en budget voor persoonlijke ontwikkeling en vakkennis.
• Hybride werken met de vrijheid om zelf te bepalen waar en wanneer je werkt.
• Een goede balans tussen werk en privé met thuiswerkvergoeding en een goed uitgeruste thuiswerkplek.
• Een inclusieve en collegiale werkcultuur met ruimte voor humor en samenwerking.

Over Werkgever

De Gemeente Utrecht biedt een diverse en inclusieve werkomgeving waar talent en samenwerking centraal staan. Het team Office Management werkt aan professionele ondersteuning van directie, management en teams binnen de organisatie. De werksfeer is open en collegiaal, met ruimte voor kennisdeling en samenwerking. De gemeente is bezig met een organisatieontwikkeling waarbij managementondersteuning wordt ondergebracht in een nieuwe afdeling, wat kansen biedt voor medewerkers om bij te dragen aan verbeteringen en professionalisering.