Managementassistent

Samenvatting

Als managementassistent binnen de Gemeente Tilburg ondersteun je leidinggevenden in diverse afdelingen. Deze flexfunctie vereist inzet waar tijdelijk extra ondersteuning nodig is, bijvoorbeeld bij ziekte of verlof. Je zorgt voor structuur en overzicht, coördineert administratieve taken en fungeert als schakel tussen verschillende onderdelen van de organisatie. Dit biedt de mogelijkheid om een breed netwerk op te bouwen binnen de gemeente.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda’s, plannen van afspraken en vergaderingen, en zorgen voor de juiste voorbereiding.
• Reserveren van ruimtes en middelen, versturen van agenda’s en tijdige beschikbaarheid van benodigde stukken.
• Organiseren van activiteiten, evenementen en bijeenkomsten zoals trainingen en workshops.
• Voorbereiden van correspondentie, registreren, archiveren en bewaken van voortgang.
• Controleren van uitgaande stukken op spelling, grammatica en lay-out.
• Beheren van de mailbox, archiveren van documenten en verzorgen van inkooporders.
• Verzamelen van informatie en opstellen van nieuwsbrieven en nieuwsberichten.
• Uitvoeren van administratieve HR-taken, zoals ziek- en betermeldingen en vakantieplanning.
• Opstellen van rapportages uit het managementsysteem.

Vereisten

• Afgeronde MBO 4 opleiding met raakvlakken met het managementassistenten vak.
• Kennis en ervaring met complex agendabeheer.
• Beheersing van het MS-Office pakket, met name Outlook en Word.
• Beschikbaarheid van 24 tot 36 uur per week.
• Persoonlijke eigenschappen: vriendelijk, gastvrij, leergierig, flexibel, accuraat, zelfstandig en proactief.
• Begrip van de dynamiek en verhoudingen binnen een bestuurlijke organisatie.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris ingeschaald in schaal 7, met een bruto maandsalaris tussen € 2.596,- en € 4.065,- op basis van een fulltime dienstverband.
• 201,6 verlofuren met de mogelijkheid om maximaal 187 verlofuren bij te kopen.
• Individueel keuzebudget van 17,05% bovenop het salaris.
• Uitstekende pensioenopbouw bij ABP, met een werkgeversbijdrage van 70%.
• Werkgeversbijdrage in de kosten van de zorgverzekering en korting op arbeidsongeschiktheidsverzekering.
• Mogelijkheid tot een vast contract na één jaar bij goed functioneren.
• Flexibiliteit in werktijden en gedeeltelijk thuiswerken.
• Thuiswerkvergoeding van €3,25 per thuiswerkdag en een laptop en mobiele telefoon.
• Volledige vergoeding van reiskosten bij gebruik van openbaar vervoer.

Over Werkgever

De Gemeente Tilburg is een grote, dynamische organisatie die zich richt op diversiteit, inclusie en duurzame ontwikkeling. Met meer dan 2.500 medewerkers verdeeld over 19 afdelingen, biedt de gemeente een inspirerende werkomgeving waar samenwerking en collegialiteit centraal staan. De organisatie stimuleert persoonlijke groei door een uitgebreid aanbod aan trainingen en hecht waarde aan een goede werk-privébalans. Het team van managementassistenten werkt nauw samen en organiseert regelmatig kenniscafés om kennisdeling te bevorderen.