Management Ondersteuner

Samenvatting

Als managementondersteuner bij de Gemeente Pijnacker-Nootdorp ben je een essentiële schakel binnen de Concernstaf. Je biedt ondersteuning aan het hoofd concernstaf, de teammanager, de concerncontroller en andere teamleden door middel van secretariële en administratieve taken. De rol vereist een proactieve en flexibele houding, waarbij je verantwoordelijk bent voor agendabeheer, notuleren, het organiseren van bijeenkomsten en het verwerken van personeelsmutaties. Je speelt ook een rol in P&O-taken, zoals verzuimregistratie en correspondentie met sollicitanten. Gastvrijheid en een representatieve houding zijn belangrijk, evenals de bereidheid om ad hoc taken op te pakken.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van het managementteam met secretariële en administratieve taken.
• Beheren van agenda's en notuleren tijdens vergaderingen.
• Organiseren van bijeenkomsten en evenementen.
• Verwerken van personeelsmutaties en verzuimregistratie.
• Fungeren als vraagbaak voor collega's en nieuwe medewerkers verwelkomen.
• Zorgen voor een gastvrije ontvangst van bezoekers.
• Bijdragen aan de continuïteit van ondersteuning bij besluitvormingsprocessen.
• Flexibel inspelen op ad hoc verzoeken en taken.

Vereisten

• Minimaal een afgeronde mbo 4-opleiding in secretariële of administratieve richting.
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring als managementondersteuner.
• Vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie en politiek bestuurlijke sensitiviteit.
• Ervaring met agendabeheer en het MS 365 pakket; kennis van Notubiz, Zaaksysteem, Topdesk en Motion is een pré.
• Proactieve, betrouwbare en collegiale houding met een hands-on mentaliteit.
• Vermogen om zowel zelfstandig als in teamverband te werken, met een focus op resultaat en servicegerichtheid.
• Flexibiliteit in werkdagen en bereidheid om incidenteel op vrijdag te werken.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris tussen € 2.875,- en € 4.065,- bruto per maand op basis van 36 uur (schaal 7).
• Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van het bruto salaris.
• Persoonlijk Gezondheids Budget (PGB) van € 250,- per jaar.
• In eerste instantie een jaarcontract met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd.
• 201,6 uren verlof per jaar bij een fulltime dienstverband.
• Pensioenopbouw bij ABP en een thuiswerkvergoeding van € 3,25 netto per dag.
• Reiskostenvergoeding van € 0,25 per kilometer.

Over Werkgever

De Concernstaf van de Gemeente Pijnacker-Nootdorp is een stafafdeling die ondersteuning biedt aan de ambtelijke organisatie en het bestuur. De staf bestaat uit ongeveer 38 medewerkers en is verantwoordelijk voor advisering en regie op verschillende onderwerpen. De focus ligt op het verbeteren van de kwaliteit van de organisatie, zodat deze optimaal kan functioneren voor de inwoners van de gemeente. De Concernstaf bestaat uit vijf sub-teams: bestuurssecretariaat, bestuurszaken, strategie, juridische zaken en control.