Bestuurssecretaresse

Samenvatting

De gemeente Veere is op zoek naar een Bestuurssecretaresse voor 16-32 uur per week binnen de afdeling Bedrijfsvoering. In deze rol ondersteun je het college van B&W en de directie met administratieve en organisatorische taken. Je bent verantwoordelijk voor het beheren van agenda's, het plannen van afspraken, het notuleren van vergaderingen en het ontvangen van bezoekers. Daarnaast verwerk je beslisdocumenten, zorg je voor felicitaties bij bijzondere gelegenheden en beheer je reisdeclaraties.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda's en plannen van (complexe) afspraken voor het college van B&W en de directie.
• Voorbereiden van vergaderingen, inclusief documentatie en reserveringen.
• Notuleren tijdens MT-vergaderingen en zorgdragen voor de verspreiding van notulen.
• Ontvangen van bezoekers en telefonisch contact onderhouden voor college- en directieleden.
• Digitaal verwerken van beslisdocumenten en bewaken van opvolging van afspraken en acties.
• Regelen van felicitaties en attenties voor huwelijksjubilea en 100-jarigen.
• Beheren van reisdeclaraties en administratieve taken rondom koninklijke onderscheidingen.

Vereisten

• Afgeronde opleiding op minimaal Mbo-niveau 4, bij voorkeur in een secretariële richting.
• Minimaal twee jaar relevante werkervaring.
• Ervaring met digitale agendering (bijv. Corsa en Notubox) is een pré.
• Inzicht in bestuurlijke verhoudingen en ervaring in een ambtelijke organisatie.
• Proactieve houding, accuraatheid en betrouwbaarheid.
• Vermogen om onder druk te werken en snel te schakelen.
• Bereidheid om volledig op kantoor te werken.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris in schaal 7, variërend van € 2.875 tot € 4.065 bruto per maand (op basis van een 36-urige werkweek).
• Arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren.
• Een informele werksfeer met korte lijnen binnen de organisatie en ruimte voor eigen verantwoordelijkheid.

Over Werkgever

De gemeente Veere heeft ongeveer 300 medewerkers verdeeld over zes vakafdelingen. De organisatie staat bekend om haar informele werksfeer, uitdaging in functies en de mogelijkheid om verantwoordelijkheid te nemen. Het bestuurssecretariaat bestaat uit twee Bestuurssecretaresses en een Medewerker bestuursondersteuning, wat een collegiale en ondersteunende omgeving creëert.