Secretarieel Ondersteuner Juridische Zaken En Bedrijfsvoering

Samenvatting

Als secretarieel ondersteuner juridische zaken en bedrijfsvoering bij de gemeente Súdwest-Fryslân ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van de bezwarencommissie en meerdere teams binnen de bedrijfsvoering. Je werkt nauw samen met een collega-secretaresse en zorgt ervoor dat juridische processen soepel verlopen. Je taken omvatten zowel secretariële als administratieve werkzaamheden, waarbij je termijnen bewaakt en zorgt voor een correcte afhandeling van bezwaarprocedures.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van het secretariaat van de bezwarencommissie, inclusief het bewaken van termijnen en processtappen.
• Verzorging van correspondentie en administratieve afhandeling van bezwaarzaken.
• Afstemmen met interne en externe betrokkenen.
• Voorbereiden van dossiers en hoorzittingen, en zorgen voor een actueel procesdossier.
• Beheren van agenda's van teammanagers en opvolgen van acties.
• Afhandelen van telefoon- en e-mailverkeer en beheren van post.
• Voorbereiden van vergaderingen, notuleren en bewaken van actiepunten.
• Werken met het DMS-systeem Corsa voor dossiervorming en archivering.
• Uitvoeren van organisatorische en teamondersteunende werkzaamheden.

Vereisten

• MBO+ werk- en denkniveau.
• Ervaring in een secretariële, administratieve of ondersteunende functie.
• Goede beheersing van MS Office.
• Ervaring met een DMS-systeem (bij voorkeur Corsa).
• Affiniteit met juridische en administratieve processen is een pré.
• Passieve beheersing van de Friese taal of bereidheid om dit te leren.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris tot maximaal € 4.065,- bruto per maand (schaal 7) bij een volledig dienstverband, exclusief 17,05% individueel keuzebudget (IKB).
• Vrij besteedbaar IKB voor extra verlof, een fiets of vakbondscontributie.
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals reiskostenvergoeding, goed pensioen via het ABP en collectieve aanvullende verzekeringen.
• Laptop en telefoon van de zaak.
• Flexibiliteit in werktijden en werkplek.
• Een jaarcontract voor 32 uur per week met uitzicht op een vast dienstverband.
• Aandacht voor persoonlijke en professionele ontwikkeling via het Leerhuis.
• Een fijne werkplek in het gemeentehuis met een gezellig bedrijfsrestaurant.

Over Werkgever

De gemeente Súdwest-Fryslân biedt een dynamische werkomgeving binnen het team Juridische en Veiligheidszaken (JVZ), dat onderdeel uitmaakt van de bedrijfsvoering. Het cluster Secretariaat Bezwarencommissie ondersteunt de onafhankelijke bezwarencommissie bij de behandeling van bezwaren tegen gemeentelijke besluiten. Binnen de organisatie werken ongeveer 40 collega’s aan diverse thema’s, waaronder openbare orde en veiligheid, inkoop, contractmanagement, klachtbehandeling, verzekeringen, en juridische advisering.