Secretaresse Bedrijfsvoeren

Samenvatting

Als secretaresse binnen de Bedrijfsvoering van gemeente Súdwest-Fryslân ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van meerdere teams, met een focus op het team Juridische en Veiligheidszaken (JVZ). Je zorgt voor een efficiënte planning, organisatie en uitvoering van administratieve processen. Je werkt vanuit het gemeentehuis in Sneek en ondersteunt teammanagers door het beheren van agenda's, afhandelen van correspondentie en het voorbereiden van vergaderingen.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda's van teammanagers en bewaken van afspraken en acties.
• Afhandelen van telefoon- en e-mailverkeer en zorgen dat vragen bij de juiste collega's terechtkomen.
• Verwerken van post en beheren van digitale en fysieke informatiestromen.
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen, en bewaken van actiepunten.
• Ondersteunen bij juridische procedures en zorgen voor goede dossiervorming.
• Werken met het documentmanagementsysteem Corsa voor registratie en archivering van documenten.
• Uitvoeren van diverse organisatorische en administratieve taken voor de teams.
• Organiseren van de ambtseed voor nieuwe medewerkers in samenwerking met een collega.

Vereisten

• Mbo+ werk- en denkniveau.
• Ervaring in een secretariële, administratieve of ondersteunende functie.
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met MS Office.
• Ervaring met een documentmanagementsysteem (bij voorkeur Corsa).
• Affiniteit of ervaring met juridische en administratieve processen.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal; passieve beheersing van het Fries is een pré of bereidheid om dit te leren.
• Organisatietalent met het vermogen om meerdere taken tegelijk te beheren en prioriteiten te stellen.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris tot maximaal € 3.743,- bruto per maand (schaal 6) bij een volledig dienstverband, exclusief 17,05% individueel keuzebudget (IKB).
• Vrij besteedbaar IKB voor extra verlof, een fiets of vakbondscontributie.
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder reiskostenvergoeding, pensioen via het ABP en collectieve aanvullende verzekeringen.
• Laptop en telefoon van de zaak.
• Flexibiliteit in werktijden en werkplek.
• Jaarcontract voor 24 uur per week met uitzicht op een vast dienstverband.
• Mogelijkheden voor persoonlijke en professionele ontwikkeling via het Leerhuis.
• Een prettige werkomgeving in het gemeentehuis met een gezellig bedrijfsrestaurant.

Over Werkgever

De gemeente Súdwest-Fryslân is een organisatie waar ongeveer 40 collega's binnen de keten Bedrijfsvoering samenwerken. Het team Juridische en Veiligheidszaken (JVZ) houdt zich bezig met juridische advisering, openbare orde en veiligheid, klachtbehandeling, verzekeringen en Bibob. De organisatie hecht waarde aan professionaliteit, samenwerking en collegialiteit, en biedt een afwisselende werkplek met diverse onderwerpen en werkzaamheden.