Managementassistent Voor Projectmanager Opvang

Samenvatting

De Gemeente Haarlem is op zoek naar een Managementassistent voor de Programmamanager die verantwoordelijk is voor projecten rondom de opvang van verschillende doelgroepen. De functie is voor 32 uur per week en biedt een salaris tussen € 3.206 en € 4.499 bruto per maand, afhankelijk van ervaring en opleiding. De rol omvat administratieve en organisatorische taken ter ondersteuning van de Programmamanager en het team.

Verantwoordelijkheden

• Beheren en bewaken van de mailbox van de Programmamanager, inclusief het beantwoorden van vragen van collega’s en bewoners.
• Maken van (complexe) afspraken en assisteren bij de uitvoering van taken.
• Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders.
• Vastleggen van contracten in de contractenbank en aanmaken van inkooporders in het digitale systeem, inclusief facturering.
• Structureren en archiveren van opgeslagen kennis.
• Opstellen van (opdracht)brieven en bewaken van de voortgang van acties en processen.
• Voorbereiden van overleggen en vastleggen van afspraken.
• Organiseren van bijeenkomsten, zoals bewoners- en informatieavonden, en uitvoeren van representatieve taken.
• Maken van bewonersbrieven en zorgen voor repro en bezorging.
• Beheren van projectenmailboxen, ingekomen post en de projecten-agenda.

Vereisten

• Mbo-4 diploma in administratieve processen, zoals Schoevers Officemanagement of Supportmanagement.
• Minimaal 4 jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie binnen een complexe organisatie.
• Ervaring met digitaal vergaderen en keten denken.
• Proactieve en energieke persoonlijkheid met stressbestendigheid en goede communicatieve vaardigheden.
• Vaardig in Office-applicaties (Word, Excel, PowerPoint) en bereidheid om digitale systemen zoals Verseon, Civitas, Proactis Qlikview en Insite+ te leren.

Arbeidsvoorwaarden

• Een jaarcontract voor 32 uur per week, met de mogelijkheid tot een vast contract bij goed functioneren.
• Salaris afhankelijk van ervaring en opleiding, tot maximaal € 4.499 bruto per maand bij een fulltime dienstverband.
• 17,05% Individueel Keuze Budget over het bruto salaris voor het samenstellen van eigen arbeidsvoorwaarden.
• Hybride werkmogelijkheden met ondersteuning voor zowel kantoor- als thuiswerken.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder vergoeding van OV-reiskosten, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en een pensioenregeling bij het ABP.

Over Werkgever

De Gemeente Haarlem en Zandvoort zijn betrokken bij de ontwikkeling van de fysieke leefomgeving, waaronder woningbouw en civiele projecten. De afdeling Proces- en Contractmanagement is verantwoordelijk voor het projectmanagement van deze ontwikkelingen. De organisatie waardeert diversiteit en biedt een omgeving waar medewerkers zich kunnen ontwikkelen en een goede werk-privébalans ervaren.