Managementassistent Jeugd, Onderwijs & Sport

Samenvatting

Als Managementassistent bij de Gemeente Haarlem, specifiek binnen de teams Jeugd, Onderwijs en Sport (JOS), ben je verantwoordelijk voor diverse administratieve en organisatorische taken. Je verzorgt de digitale agenda, maakt afspraken, notuleert vergaderingen en beheert de mailbox. Daarnaast voer je complexe secretariële taken uit en bewaak je de voortgang van acties en processen. Je ondersteunt de afdeling bij het opstellen van jaaragenda's en houdt toezicht op de administratieve organisatie.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de digitale agenda en maken van afspraken voor de teams Onderwijs & Sport en JOS.
• Notuleren van OOGO-overleggen en andere relevante vergaderingen.
• Uitvoeren van administratieve, secretariële en organisatorische taken, inclusief de afhandeling van inkomende en uitgaande post.
• Bewaken van de voortgang van acties en processen binnen de afdeling.
• Ondersteunen van het managementteam (MT) in de P&C-cyclus en het bijhouden van bestuurlijke afhandelzaken.
• Aanmaken van inkooporders en beheren van contracten in de contractenbank.
• Zorgdragen voor toegankelijkheid van opgeslagen kennis en informatie.

Vereisten

• Minimaal een afgeronde mbo4-opleiding.
• Ongeveer 3 jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie.
• Sterke digitale vaardigheden en bekendheid met Office-applicaties, Verseon, GFS, Qlikview en Proactis.
• Proactieve en zelfstandige werkhouding met het vermogen om vooruit te denken en processen te verbeteren.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Stressbestendigheid en het vermogen om overzicht te houden onder druk.

Arbeidsvoorwaarden

• Een salaris tussen € 3.246 en € 4.556 bruto per maand bij een fulltime dienstverband van 36 uur.
• 17,05% Individueel Keuze Budget over het bruto salaris voor het samenstellen van eigen arbeidsvoorwaarden.
• Een dienstverband van 32-36 uur per week, met minimaal 3 dagen op kantoor.
• Start met een jaarcontract, met mogelijkheid tot een vast contract bij goed functioneren.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder vergoeding van OV-reiskosten, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en een pensioenregeling bij het ABP.
• Mogelijkheden voor persoonlijke groei en ontwikkeling via opleidingen en cursussen.

Over Werkgever

De Gemeente Haarlem en Zandvoort biedt een dynamische werkomgeving waar innovatie wordt aangemoedigd. De afdeling Jeugd, Onderwijs en Sport (JOS) bestaat uit ongeveer 50 medewerkers die zich inzetten voor de inhoudelijke coördinatie van jeugd- en onderwijsbeleid. De organisatie waardeert diversiteit en talenten van medewerkers, en streeft naar een goede werk-privébalans met aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden.