Senior Administratief Medewerker

Samenvatting

Als Senior Administratief Medewerker bij de Gemeente Haarlem ben je een centrale schakel binnen de afdeling Beheer, Beleid Openbare Ruimte (BBOR). Je ondersteunt de afdelingsmanager en het managementteam met diverse administratieve taken en coördineert processen binnen de afdeling. Je werkt in een team van vier collega’s en zorgt voor structuur en voortgang in de werkzaamheden.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van het managementteam met agendabeheer, mailboxbeheer en het coördineren van afspraken.
• Fungeren als aanspreekpunt voor de afdeling en coördineren van inkomende vragen en verzoeken.
• Beheren en administreren van contracten, inclusief archivering.
• Coördineren en bewaken van afdelingsbrede processen zoals portfoliomanagement en de Bestuurlijke Agenda Zaken (BAZ).
• Ondersteunen van financiële processen, waaronder opdrachtbrieven, inkooporders en facturen.
• Beheren en actualiseren van gegevens in Verseon en zorgen voor een goede informatievoorziening.
• Opstellen van rapportages en monitoren van meldingen en klachten.
• Coördineren van de onboarding en offboarding van medewerkers.
• Ondersteunen bij complexe dossiers, zoals WOO-verzoeken.

Vereisten

• Een relevante HBO-opleiding.
• Affiniteit met financiële en administratieve processen.
• Nauwkeurigheid, planningsvaardigheden en sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Vermogen om zelfstandig te werken en actief samen te werken met anderen.
• Digitale vaardigheden en de capaciteit om nieuwe systemen snel eigen te maken.
• Inzicht in bestuurlijke verhoudingen en hier adequaat op kunnen inspelen.
• Een energieke, proactieve en positieve houding, met nieuwsgierigheid naar de behoeften binnen de afdeling.

Arbeidsvoorwaarden

• Een arbeidsovereenkomst voor 32-36 uur per week, met een jaarcontract dat bij goed functioneren kan worden omgezet naar een vast contract.
• Salaris tussen € 3.568 en € 5.096 bruto per maand bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week, afhankelijk van ervaring en opleiding.
• 17,05% Individueel Keuze Budget over het bruto salaris voor persoonlijke arbeidsvoorwaarden.
• Hybride werken, met de mogelijkheid om zowel op kantoor als thuis te werken.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder vergoeding van OV-reiskosten, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en een pensioenregeling bij het ABP.
• Mogelijkheden voor persoonlijke groei en vitaliteit, zoals opleidingen en cursussen via de ‘Academie Haarlem’.

Over Werkgever

De Gemeente Haarlem en Zandvoort biedt werk dat ertoe doet, met zichtbare resultaten in de openbare ruimte. De organisatie streeft naar een goede werk-privébalans en waardeert diversiteit en talenten van medewerkers. De afdeling BBOR draagt bij aan een goed beheerde en toekomstbestendige openbare ruimte, waarbij openheid, gedrevenheid en betrokkenheid centraal staan.