Procesondersteuner Strategie & Bestuur

Samenvatting

Als Procesondersteuner Strategie & Bestuur binnen de Gemeente Utrecht ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van overlegstructuren van de ambtelijke top en gemeentelijke directie. Je zorgt voor een goed verloop van agendering, voorbereiding, verslaglegging en opvolging van vergaderingen. Je werkt zelfstandig en proactief, en fungeert als rechterhand van de secretaris(sen), waarbij je kritisch meedenkt over de inrichting en verbetering van het overlegproces.

Verantwoordelijkheden

• Organiseren van agendering van overleggen, inclusief het uitvragen van voorbladen en agendastukken.
• Bewaken van planningen en voorbereiden van conceptagenda’s, inclusief publicatie in iBabs.
• Praktische voorbereiding van bijeenkomsten, vergaderingen en heidagen van A-Z.
• Beheren van complexe agenda’s en prioriteiten stellen in volle mailboxen.
• Toetsen van aangeleverde stukken op volledigheid en leesbaarheid en afstemmen met de secretaris.
• Zorgen voor wettelijke vastlegging, archivering en actualisering van intranetpagina en jaarplanning.
• Verslaglegging tijdens overleggen en opvolging van afspraken.

Vereisten

• Mbo+/hbo werk- en denkniveau.
• Ervaring met administratieve werkzaamheden en het bewaken van processen.
• Interesse in bestuurlijke besluitvormingsprocessen en kennis van gemeentelijke procedures.
• Goede digitale vaardigheden en openstaan voor nieuwe digitale ontwikkelingen.
• Vermogen om overzicht te houden, structuur aan te brengen en prioriteiten te stellen, ook in drukke situaties.
• Teamspirit en goede samenwerkingsvaardigheden.

Arbeidsvoorwaarden

• Een werkweek van 32-36 uur met een bruto maandsalaris tussen €3.524 en €5.033, afhankelijk van kennis en ervaring.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% bovenop het salaris.
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van twee jaar.
• Mogelijkheid tot thuiswerken met een goede thuiswerkplek en vergoeding.
• 100% vergoeding voor openbaar vervoer en fiets- en loopvergoedingen.
• Toegang tot meer dan 100 online trainingen via GoodHabitz.
• Mogelijkheid tot verlofsparen en ruilen van feestdagen.
• Pensioenregeling bij pensioenfonds ABP.

Over Werkgever

De Gemeente Utrecht is een inclusieve organisatie die diversiteit als kracht ziet voor betere resultaten. Je komt te werken bij het team Stafbureau Gemeentesecretaris binnen de afdeling Bestuursondersteuning, waar ongeveer 40 collega’s zich inzetten voor de ondersteuning en advisering van het college van B&W. De werkomgeving is prettig en informeel, met aandacht voor persoonlijke ontwikkeling en groei.