Management Ondersteuner

Samenvatting

De gemeente Amsterdam zoekt een management ondersteuner voor de directie Dienstverlening. De functie richt zich op het professioneel ondersteunen en ontzorgen van twee MT-leden, de directeur Dienstverlening en een afdelingshoofd. De rol vereist organisatorische en secretariële vaardigheden, waarbij overzicht, prioritering en discretie centraal staan. De management ondersteuner werkt in een team van drie en is verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van processen binnen een dynamische omgeving.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van de directeur en afdelingshoofd met organisatorische en secretariële taken, zoals het voorbereiden van afspraken, verzamelen van documenten en bewaken van acties.
• Beheren van complexe agenda’s, inclusief het stellen van prioriteiten en het communiceren van wijzigingen.
• Verzorgen van e-mailbeheer door berichten te filteren en urgentie te signaleren.
• Organiseren van overleggen, inclusief het versturen van uitnodigingen en regelen van faciliteiten.
• Coördineren van projecten en ondersteunen bij afwezigheid van projectondersteuners.
• Initiëren en verbeteren van secretariaatsprocessen door knelpunten te signaleren en nieuwe werkwijzen te implementeren.

Vereisten

• Minimaal 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare rol zoals managementassistent, projectondersteuning of officemanagement.
• Aantoonbare ervaring met digitalisering, waaronder het gebruik van Outlook, Teams en digitale systemen.
• Ambitie om te leren en zich te ontwikkelen.
• Competenties:
• Plannen: Overzicht houden en prioriteiten stellen.
• Omgevingsbewustzijn: Inzicht in de organisatie en samenwerking.
• Klantgerichtheid: Vooruitdenken en inzicht creëren in verwachtingen.
• Samenwerken: Effectief afstemmen en informatie delen met collega's.
• Initiatief: Proactief handelen en voorstellen doen voor verbeteringen.

Arbeidsvoorwaarden

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.206,- en € 4.499,- op basis van een 36-urige werkweek.
• Een arbeidsovereenkomst voor 1 jaar, met mogelijkheid tot verlenging.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden via het interne opleidingscentrum.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van het salaris.
• Pensioenregeling via ABP, waarbij 70% van de premie door de werkgever wordt betaald.
• Reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding.
• Hybride werken met de mogelijkheid om deels thuis en deels op kantoor te werken.

Over Werkgever

De gemeente Amsterdam streeft naar een inclusieve werkomgeving waar verschillen tussen collega’s worden gekoesterd. De directie Dienstverlening is verantwoordelijk voor de dienstverlening aan alle Amsterdammers. Het secretariaat bestaat uit een team van drie management ondersteuners die samenwerken in een professionele en collegiale sfeer. De werklocatie is op Amstel 1 in Amsterdam, met mogelijkheden voor hybride werken.