Managementassistent

Samenvatting

De gemeente Haarlem zoekt een Managementassistent voor 32-36 uur per week. De rol omvat het ondersteunen van projectmanagers, het beheren van agenda's, het afhandelen van contracten en facturering, en het organiseren van bijeenkomsten. De functie vereist een proactieve houding en goede communicatieve vaardigheden.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van projectmanagers door agenda's te beheren en complexe afspraken te maken.
• Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders, en verbinding leggen tussen afdelingen en burgers.
• Afhandelen van contracten, inclusief het aanmaken van inkooporders en facturering in digitale systemen.
• Structureren van archivering en toegankelijk maken van opgeslagen kennis.
• Opstellen van (opdracht)brieven en bewaken van voortgang van acties en processen.
• Voorbereiden van overleggen en vastleggen van afspraken.
• Organiseren van bijeenkomsten, zoals bewoners- en informatieavonden, en uitvoeren van representatieve taken.
• Beheren van projectenmailboxen en ingekomen post.

Vereisten

• MBO-4 diploma in administratieve processen, zoals Schoevers Officemanagement of managementsupport.
• Minimaal 4 jaar ervaring in een ondersteunende of secretariële rol binnen een complexe organisatie.
• Proactieve, energieke en positieve houding, met stressbestendigheid en goede communicatieve vaardigheden.
• Vaardigheid in Office-applicaties (Word, Excel, PowerPoint) en bereidheid om digitale systemen zoals Verseon, AFAS, Civitas, Proactis en Qlikview te leren.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris tussen € 3.246 en € 4.556 bruto per maand bij een fulltime dienstverband.
• 17,05% Individueel Keuze Budget bovenop het bruto salaris.
• Mogelijkheid tot hybride werken met ondersteuning van de gemeente.
• Jaarcontract met uitzicht op een vast contract bij goed functioneren.
• Goede arbeidsvoorwaarden, waaronder vergoeding van OV-reiskosten, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en een pensioenregeling bij het ABP.
• Opleidingsmogelijkheden via de ‘Academie Haarlem’, een fietsregeling en tegemoetkoming in sportabonnementen.

Over Werkgever

De gemeente Haarlem en Zandvoort is een dynamische organisatie die zich richt op de vernieuwing van de fysieke leefomgeving. De afdeling Proces- en Contractmanagement is verantwoordelijk voor projectmanagement van gebiedsontwikkelings-, vastgoed- en civiele projecten. De organisatie waardeert diversiteit en streeft naar een inclusieve werkomgeving waar medewerkers zich kunnen ontwikkelen en bijdragen aan de stad en het dorp.