Management Ondersteuner

Samenvatting

Als Management ondersteuner ben je verantwoordelijk voor de secretariële en facilitaire ondersteuning van twee of drie teammanagers binnen de afdeling onderwijs. Je speelt een cruciale rol in het organiseren van onderwijsprocessen en draagt bij aan de ontwikkeling van duizenden studenten. De functie vereist sterke plannings- en organisatievaardigheden, en een dienstverlenende instelling is essentieel. Je werkt in een dynamische en informele omgeving waar samenwerking en collegialiteit centraal staan.

Verantwoordelijkheden

In deze rol ben je verantwoordelijk voor: - Het beheren van agenda's van teammanagers, inclusief het inplannen van overleggen en het boeken van vergaderzalen. - Het afhandelen van de mailbox van het secretariaat, waarbij je diverse acties onderneemt, zoals het regelen van externe meetings en lunches. - Het creëren van een plezierige werkomgeving door open communicatie en samenwerking met collega's. - Het tijdig signaleren van knelpunten in agenda's en deze bespreken met de managers.

Vereisten

Voor de functie van Management ondersteuner dien je te beschikken over: - Een mbo-diploma. - Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol binnen een bestuurlijke of ambtelijke omgeving. - Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk (B2-niveau). - Ervaring met complex agendabeheer van MT- en/of directieleden. - Kennis van het volledige MS Office-pakket, waaronder Word, Excel en PowerPoint.

Daarnaast zijn de volgende competenties belangrijk: - Plannen: Efficiënt coördineren van activiteiten om doelstellingen binnen een gegeven tijdsbestek te behalen. - Omgevingsbewustzijn: Inzicht in relevante ontwikkelingen en deze effectief benutten. - Klantgerichtheid: Inspelen op de wensen en behoeften van klanten. - Samenwerken: Bijdragen aan een constructieve teamdynamiek. - Stressbestendigheid: Effectief functioneren onder druk en in hectische situaties. - Verantwoordelijkheid: Aanspreekbaar zijn op eigen handelen en dat van anderen.

Arbeidsvoorwaarden

De functie biedt een werkweek van 32 tot 36 uur met een brutomaandsalaris tussen € 3.206,- en € 4.499,- (schaal 8), afhankelijk van opleiding, kennis en ervaring. Je ontvangt een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, met mogelijkheden voor ontwikkeling en opleiding via het interne opleidingscentrum. Daarnaast zijn er aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder: - Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van het salaris. - Een pensioenregeling via ABP, met een bijdrage van 70% van de pensioenpremie door de werkgever. - Reiskostenvergoeding en een thuiswerkvergoeding van € 3,25 per werkdag thuis.

Over Werkgever

De werkgever is de directie Onderwijs en Leerplicht van de gemeente Amsterdam, die zich inzet voor kwalitatief goede kinderopvang, onderwijs en aansluiting op de arbeidsmarkt voor Amsterdammers tot 27 jaar. De organisatie streeft naar een divers personeelsbestand dat de beroepsbevolking van Amsterdam weerspiegelt. In het team van managementassistenten is er een vacature beschikbaar, en de organisatie bevordert een warme en informele werksfeer waarin collega’s zich gewaardeerd voelen.