Managementondersteuner

Samenvatting

De gemeente Haarlem zoekt een Managementondersteuner voor 24 uur per week, met een maandsalaris tussen € 3.206 en € 4.499, afhankelijk van ervaring en opleiding. De rol omvat het ondersteunen van de programmamanager en het programmateam binnen de arbeidsmarktregio Zuid-Kennemerland & IJmond. De functie vereist een MBO-4 opleiding en minimaal vijf jaar ervaring in een ondersteunende rol binnen een complexe organisatie.

Verantwoordelijkheden

• Bundelen van secretariële taken en het efficiënt inrichten van regionale activiteiten.
• Ondersteunen van de programmamanager en programmateam bij het inplannen van complexe afspraken.
• Opstellen van jaarplanningen voor bestuurlijke en tactische overleggen, inclusief het versturen van uitnodigingen.
• Voorbereiden van vergaderingen, inclusief agenda en vergaderstukken, en zorgen voor facilitaire zaken zoals locaties en catering.
• Notuleren van overleggen en zorgen voor tijdige verslaglegging en opvolging van acties.
• Organiseren van regionale evenementen en bijeenkomsten, inclusief contact met externe locaties en cateraars.
• Beheren van de mailbox van de regionale arbeidsmarkt en zelfstandig e-mails opstellen.
• Verrichten van administratieve en ondersteunende werkzaamheden voor het programmateam.
• Meedenken over de ontwikkeling van processen voor regionale samenwerking en deze deels zelfstandig uitvoeren.
• Bijdragen aan het team van managementassistenten van de afdeling W&I, inclusief het bijhouden van de mailbox en het inplannen van sollicitatiegesprekken.

Vereisten

• Afgeronde MBO-4 opleiding op secretarieel gebied.
• Minimaal vijf jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie binnen een complexe organisatie.
• Uitstekende organisatorische en communicatievaardigheden.
• Ervaring met programma’s zoals Word, Excel en PowerPoint.
• Proactieve houding en ervaring met netwerken.
• Ruime ervaring met notuleren en het formuleren van bondige teksten.
• Stressbestendigheid, flexibiliteit en politiek sensitiviteit.
• Enthousiasme voor afwisselende werkzaamheden en samenwerking in een team.

Arbeidsvoorwaarden

• Een arbeidsovereenkomst voor 24 uur per week, met de mogelijkheid tot een vast contract bij goed functioneren.
• Salaris afhankelijk van ervaring en opleiding, met een maximum van € 4.499 bruto per maand bij een fulltime dienstverband.
• 17,05% Individueel Keuze Budget over het bruto salaris voor het samenstellen van eigen arbeidsvoorwaarden.
• Hybride werkmogelijkheden, met faciliteiten voor zowel kantoor- als thuiswerken.
• Goede arbeidsvoorwaarden, waaronder vergoeding van OV-reiskosten, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en een goede pensioenregeling bij het ABP.

Over Werkgever

De gemeente Haarlem fungeert als centrumgemeente en coördineert de samenwerking binnen de arbeidsmarktregio Zuid-Kennemerland & IJmond. Dit omvat samenwerking met diverse gemeenten en organisaties om de dienstverlening aan werkgevers, werkenden en werkzoekenden te versterken. De gemeente streeft naar een inclusieve arbeidsmarkt en werkt aan maatschappelijke opgaven om de aansluiting tussen vraag en aanbod op de arbeidsmarkt te optimaliseren.