Directiesecretaresse Concerndirectie

Samenvatting

Als directiesecretaresse van de concerndirectie bij de gemeente Almere ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse ondersteuning van twee directeuren, met als doel rust en continuïteit te waarborgen in een dynamische omgeving. Je beheert complexe agenda's, organiseert directieoverleggen en coördineert de informatiestroom. Je werkt samen met collega's binnen het directiesecretariaat en zorgt ervoor dat de ondersteuning professioneel en zorgvuldig verloopt.

Verantwoordelijkheden

• Beheren en prioriteren van complexe agenda's van de directeuren.
• Voorbereiden en organiseren van directieoverleggen, inclusief tijdige beschikbaarheid van benodigde informatie.
• Administratieve en organisatorische ondersteuning bij besluitvorming binnen de concerndirectie.
• Coördineren en bewaken van de (digitale) stukkenstroom, correspondentie en informatievoorziening.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor collega's en externe contacten via telefoon, e-mail en post.
• Samenwerken met collega's binnen het directiesecretariaat en het bestuurssecretariaat om de dagelijkse werkzaamheden af te stemmen en elkaar te vervangen waar nodig.

Vereisten

• Minimaal drie jaar relevante werkervaring binnen een complexe organisatie.
• Ruime ervaring met Microsoft Office, waaronder Outlook, Word, Excel en PowerPoint.
• Ervaring met agendabeheer en secretariële ondersteuning in een bestuurlijke of politiek-bestuurlijke omgeving is een pré.
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om overzicht te bewaren in drukke situaties.
• Communicatieve vaardigheden om effectief te kunnen samenwerken met diverse gesprekspartners.
• Integriteit en zorgvuldigheid in het werk, met oog voor detail en de mogelijkheid om flexibel te schakelen tussen verschillende taken.

Arbeidsvoorwaarden

• Een jaarcontract met de intentie tot een vast dienstverband.
• Salaris in schaal 8, variërend van € 3.246 tot € 4.556 bruto per maand op basis van 36 uur.
• Een werkweek van 32 uur.
• 17,05% individueel keuzebudget bovenop het salaris.
• Volledige vergoeding van openbaar vervoer of € 0,23 per kilometer voor woon-werkverkeer per fiets.
• Mogelijkheid tot hybride werken.
• Aanvullend (gedeeltelijk) betaald ouderschapsverlof en andere uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden.

Over Werkgever

De gemeente Almere is een innovatieve en pioniersgemeente die medewerkers de vrijheid biedt om zelfstandig te werken en bij te dragen aan de ontwikkeling van de stad. De afdeling Bestuur, Veiligheid & Leefbaarheid bestaat uit meer dan 120 professionals die zich inzetten voor een veilige en leefbare stad. De organisatie kenmerkt zich door een open en collegiale sfeer, waar samenwerking en professionaliteit centraal staan. Medewerkers hebben de ruimte om zichzelf te zijn en hun ambities waar te maken.