Administratief Ondersteuner Griffie

Samenvatting

De Gemeente Bergen op Zoom zoekt een Administratief Ondersteuner voor de Griffie, die 18 uur per week werkt. De rol is tijdelijk met uitzicht op een vast dienstverband. De functie is gericht op het ondersteunen van de gemeenteraad en het griffieteam bij hun dagelijkse werkzaamheden. De administratief ondersteuner is verantwoordelijk voor het organiseren van vergaderingen, het beheren van agenda's en correspondentie, en het bieden van informatie aan raadsleden en inwoners.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen: Assisteren van de griffier en griffiemedewerkers bij dagelijkse taken, waaronder het beheren van agenda’s, mailboxen en dossiers.
• Organiseren: Voorbereiden van raads- en commissievergaderingen, beheren van vergaderschema’s en verwerken van stukken in het raadsinformatiesysteem.
• Begeleiden: Aanwezig zijn tijdens vergaderingen en zorgen voor een goede voorbereiding en organisatie.
• Faciliteren: Klaarzetten van vergaderruimtes en technische middelen, en oplossen van kleine technische problemen.
• Informeren en verwerken: Fungeren als aanspreekpunt voor raadsleden en inwoners, en verwerken van besluiten en toezeggingen na vergaderingen.
• Verbeteren: Bijdragen aan het verbeteren van administratieve processen en systemen zoals iBabs.

Vereisten

• Opleiding: Minimaal MBO werk- en denkniveau met een relevante afgeronde opleiding.
• Ervaring: Aantoonbare ervaring met secretariële of administratieve werkzaamheden en zelfstandig organiseren.
• Organisatorische vaardigheden: In staat om overzicht te houden, prioriteiten te stellen en nauwkeurig te werken.
• Digitale vaardigheden: Affiniteit met administratieve systemen en snel nieuwe applicaties eigen maken; ervaring met systemen zoals iBabs of Djuma is een pré.
• Servicegerichtheid: Toegankelijk, discreet en zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Flexibiliteit: Beschikbaar voor 3 à 4 avonden per maand voor vergaderingen.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris: Tussen € 2.875 en € 4.556 bruto per maand op basis van 36 uur, afhankelijk van kennis en ervaring.
• IKB: Een Individueel Keuzebudget van 17,05% voor flexibele inzet, zoals extra verlof of opleiding.
• Flexibel werken: Mogelijkheid tot flexibele werktijden en deels thuiswerken, met een thuiswerkvergoeding van € 3,25 per dag.
• Reiskostenvergoeding: 100% vergoeding van OV-kosten of € 0,25 per km voor een reisafstand van 10 tot 50 km.
• Pensioen: 70% van de pensioenpremie wordt door de werkgever betaald.
• Fietsregeling: Tot € 1.500 voor de aanschaf van een fiets eens per vijf jaar.
• Verlof: 201,6 verlofuren per jaar bij een fulltime dienstverband, met de mogelijkheid om extra verlof bij te kopen.
• Zekerheid: Start met een jaarcontract, met uitzicht op een vaste aanstelling bij goed functioneren.
• Ontwikkeling: Mogelijkheden voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.

Over Werkgever

De Griffie van de Gemeente Bergen op Zoom speelt een belangrijke rol in de lokale democratie en ondersteunt de gemeenteraad in zijn werkzaamheden. Het team bestaat uit zes betrokken collega's die nauw samenwerken en korte lijnen hebben. Er is ruimte voor initiatief en persoonlijke ontwikkeling, met een unieke blik op de lokale politiek en de dynamiek van de gemeente.