Managementsecretaresse

Samenvatting

Als Managementsecretaresse bij de gemeente Bergen op Zoom ondersteun je de managers van de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling en de afdeling Projecten. Je bent verantwoordelijk voor het beheren van agenda's, coördineren van afspraken en uitvoeren van administratieve taken. Je werkt binnen een team dat zich richt op interne dienstverlening en zorgt ervoor dat de managers zich kunnen concentreren op hun kerntaken.

Verantwoordelijkheden

• Agenda- en Afsprakenbeheer: Beheren van de agenda’s van de managers en zorgvuldig afstemmen van afspraken.
• Administratieve Ondersteuning: Verwerken van digitale post, beheren van werkdossiers en uitvoeren van administratieve werkzaamheden zoals HR-mutaties en facturen in ERPx.
• Organiseren en Coördineren: Organiseren van bijeenkomsten, verzorgen van verslaglegging en bewaken van opvolging van actiepunten.
• Samenwerking en Ondersteuning: Nauw samenwerken met managers en collega's binnen het MT-secretariaat, vooruit denken en initiatief nemen om werkzaamheden soepel te laten verlopen.

Vereisten

• Opleiding en Ervaring: Minimaal MBO werk- en denkniveau met aantoonbare ervaring in een secretariële of administratieve functie.
• Organisatietalent: Nauwkeurig, goed in plannen en organiseren, met het vermogen om overzicht te houden in drukke situaties.
• Proactieve Houding: Vooruitdenken, initiatief nemen en zien wat er nodig is voor een goede werkuitvoering.
• Communicatieve Vaardigheden: Duidelijke en professionele communicatie, zowel mondeling als schriftelijk, en gemakkelijk afstemmen met verschillende collega's en managers.
• Stressbestendigheid: Rustig blijven en overzicht houden bij veranderende planningen of onverwachte werkzaamheden.
• Servicegerichtheid: Betrokkenheid tonen, meedenken en anderen goed ondersteunen met een stevige houding.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris: Tussen € 2.596 en € 4.065 bruto per maand (op basis van 36 uur), afhankelijk van kennis en ervaring.
• IKB: Een Individueel Keuzebudget van 17,05% voor extra inkomen, verlof of persoonlijke ontwikkeling.
• Flexibel Werken: Flexibele werktijden en de mogelijkheid tot thuiswerken, inclusief een thuiswerkvergoeding van € 3,25 per dag.
• Reiskostenvergoeding: 100% vergoeding van OV-kosten of een kilometervergoeding van € 0,25 per km voor een reisafstand van 10 tot 50 km enkele reis.
• Pensioen: 70% van de pensioenpremie wordt betaald door de werkgever.
• Fietsregeling: Tot € 1.500 voor de aanschaf van een fiets eens per vijf jaar.
• Verlof: 201,6 verlofuren per jaar bij een fulltime dienstverband, met de mogelijkheid om extra verlof bij te kopen.
• Zekerheid: Start met een jaarcontract met uitzicht op een vaste aanstelling bij goed functioneren.
• Ontwikkeling: Mogelijkheden voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.

Over Werkgever

De gemeente Bergen op Zoom biedt een afwisselende functie binnen een betrokken team van secretaresses binnen de afdeling Inkoop, Facilitair en Secretariële Ondersteuning. De organisatie hecht waarde aan goede samenwerking en professionele interne dienstverlening. Werknemers krijgen de kans om zelfstandig te werken maar ook veel contact te hebben met anderen, waarbij hun organisatietalent en betrokkenheid worden gewaardeerd.