Directiesecretaresse

Samenvatting

Als directiesecretaresse bij de gemeente Zoetermeer ben je de cruciale schakel in de ondersteuning van de directie. Je beheert complexe agenda's, organiseert overleggen en bewaakt de voortgang van werkzaamheden. Je signaleert knelpunten en risico's en fungeert als aanspreekpunt voor collega's en externe relaties. Je werkt samen met andere directiesecretaresses en denkt actief mee over procesverbeteringen binnen de organisatie.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de agenda's van directieleden en zorgen voor een optimale planning van afspraken.
• Voorbereiden en organiseren van directie- en managementoverleggen, inclusief het vastleggen van acties en besluiten.
• Signaleren van knelpunten en bestuurlijke gevoeligheden, en voorstellen doen voor oplossingen.
• Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe relaties en zorgen voor een correcte afhandeling van verzoeken.
• Beheren van correspondentie, administratieve taken, informatiebeheer en archivering met oog voor kwaliteit en vertrouwelijkheid.
• Actief bijdragen aan de verbetering van werkprocessen en professionalisering van de managementondersteuning.

Vereisten

• Mbo+/hbo werk- en denkniveau.
• Aantoonbare ervaring als directiesecretaresse, senior managementassistent of in een vergelijkbare functie.
• Ervaring binnen een gemeente of politiek-bestuurlijke organisatie is een pré.
• Ruime ervaring met complex agendabeheer en uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Bekendheid met Microsoft 365, Teams en digitale vergadersystemen.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
• In staat om te werken met vertrouwelijke en bestuurlijk gevoelige informatie, met aandacht voor relevante wet- en regelgeving.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris in schaal 8, met een maximum van €4.556.
• Minimaal 32 uur per week.
• Vaste werkdagen zijn woensdag en vrijdag om continuïteit in de ondersteuning te waarborgen.

Over Werkgever

De gemeente Zoetermeer is een ambitieuze organisatie met ruim 125.000 inwoners, die zich richt op grote maatschappelijke opgaven en de ontwikkeling van de stad. Je maakt deel uit van het team Bestuur Advies Strategie (BAS), waar samenwerking centraal staat. De rol biedt veel verantwoordelijkheid en de mogelijkheid om actief bij te dragen aan de verbetering van de organisatie en haar processen.