Senior Administratief Medewerker

Samenvatting

De Gemeente Haarlem zoekt een Senior Administratief Medewerker voor de afdeling Beheer, Beleid Openbare Ruimte (BBOR). De rol is centraal en verbindend, met een focus op ondersteuning van de afdelingsmanager en het team. De functie omvat diverse administratieve en coördinerende taken, waarbij overzicht, structuur en voortgang essentieel zijn.

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van de afdelingsmanager met agendabeheer, mailboxbeheer en coördinatie van afspraken.
• Fungeren als aanspreekpunt voor de afdeling en coördineren van inkomende vragen en verzoeken.
• Beheren en administreren van contracten met een focus op overzichtelijke archivering.
• Coördineren en bewaken van afdelingsbrede processen, zoals portfoliomanagement en de Bestuurlijke Agenda Zaken (BAZ).
• Ondersteunen van financiële processen, waaronder opdrachtbrieven, inkooporders en facturen.
• Beheren en actualiseren van gegevens in Verseon en zorgen voor adequate informatievoorziening.
• Opstellen van rapportages en monitoren van meldingen en klachten.
• Coördineren van onboarding en offboarding van medewerkers, met aandacht voor zowel organisatorische als menselijke aspecten.
• Ondersteunen bij complexe dossiers, zoals WOO-verzoeken.

Vereisten

• Een relevante Hbo-opleiding.
• Affiniteit met financiële en administratieve processen.
• Gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en de vaardigheid om hier adequaat op in te spelen.
• Nauwkeurigheid, planningsvaardigheden en sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Proactieve, energieke en positieve persoonlijkheid die zich thuis voelt in een dynamische omgeving.
• Digitale vaardigheden en het vermogen om nieuwe systemen snel eigen te maken.
• Zelfstandig werken met een actieve zoektocht naar samenwerking.

Arbeidsvoorwaarden

• Een arbeidsovereenkomst voor 32-36 uur per week, met een startjaarcontract dat bij goed functioneren kan worden omgezet naar een vast contract.
• Salaris tussen € 3.568 en € 5.096 bruto per maand, afhankelijk van ervaring en opleiding, met een Individueel Keuze Budget van 17,05% over het bruto salaris.
• Mogelijkheden voor hybride werken, met faciliteiten voor zowel kantoor- als thuiswerken.
• Goede arbeidsvoorwaarden, waaronder vergoeding van OV-reiskosten, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en een goede pensioenregeling bij het ABP.
• Persoonlijke groei en vitaliteit door opleidingen, certificeringen en cursussen via de ‘Academie Haarlem’.

Over Werkgever

De Gemeente Haarlem en Zandvoort biedt werk dat ertoe doet, met zichtbare resultaten in de openbare ruimte. De organisatie hecht waarde aan een goede werk-privébalans en mooie secundaire arbeidsvoorwaarden. De afdeling BBOR streeft naar een goed beheerde en toekomstbestendige openbare ruimte, waarbij medewerkers zich kunnen ontwikkelen en bijdragen aan de gemeenschap. De organisatiewaarden zijn open, gedreven en betrokken.