Secretariaatsmedewerker Informatie & Automatisering

gemeente Zoetermeer

Samenvatting

Als Secretariaatsmedewerker Informatie & Automatisering bij de Gemeente Zoetermeer ben je verantwoordelijk voor het bieden van professionele ondersteuning aan het afdelingshoofd en teammanagers. Je speelt een cruciale rol in het organiseren van overleggen, beheren van agenda’s en ondersteunen van projecten, met een focus op digitalisering. Je werkt in een dynamisch team en draagt bij aan een efficiënte en positieve werksfeer.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda's voor het Management Team Informatie & Automatisering.
• Uitvoeren van secretariële taken, waaronder het opstellen van agenda's, verzamelen van benodigde documenten, verzorgen van uitnodigingen, notuleren en uitwerken van vergaderverslagen, en bewaken van deadlines.
• Coördineren en bewaken van de voortgang van bestuurlijke stukken en ambtelijke adviezen.
• Registreren en coördineren van ziekmeldingen, klachten, facturen en andere logistieke aangelegenheden.
• Afhandelen van meldingen en verzoeken via telefoon, e-mail, post, app en chat.
• Uitvoeren van administratieve taken zoals correspondentie en beheer van het zaaksysteem.
• Communicatie voor de afdeling, waaronder het opstellen van nieuwsbrieven en organiseren van bijeenkomsten.
• Ondersteunen bij digitaliseringsprojecten en bewaken van administratieve processen.

Vereisten

• Mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in secretariële dienstverlening.
• Kennis en ervaring binnen een gemeentelijke organisatie is een pré.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.
• Digitale vaardigheden, met ervaring in MS-Teams en andere Office-pakketten.
• Vermogen om in een hectische omgeving te opereren en proactief te ontzorgen.
• Leergierigheid en reflectievermogen, met de bereidheid om kennis te delen en samenwerking te stimuleren.
• Creativiteit en improvisatievermogen in stressvolle situaties.

Arbeidsvoorwaarden

• Een salaris van maximaal €3.595 per maand, afhankelijk van ervaring en functie-invulling.
• Een werkweek van 32 tot 36 uur.
• Een collegiale en ondersteunende werkomgeving met korte lijnen.

Over Werkgever

De Gemeente Zoetermeer is een organisatie in beweging die zich richt op maatschappelijke en digitale ontwikkelingen. De afdeling Informatie & Automatisering bestaat uit vier teams met ongeveer 120 medewerkers en staat bekend om zijn collegiale sfeer, waar samenwerking en ondersteuning centraal staan. De organisatie is gericht op het verbeteren van de dienstverlening en het bevorderen van digitalisering binnen de gemeente.