Procesbegeleider Informatie- En Archiefbeheer

Samenvatting

De Gemeente Heerlen is op zoek naar een Procesbegeleider informatie- en archiefbeheer. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het signaleren en adviseren over ontwikkelingen in het vakgebied en het initiëren van verbetertrajecten. Je draagt bij aan de kwaliteitsborging van de digitale informatievoorziening en vertaalt wet- en regelgeving naar praktische toepassingen.

Verantwoordelijkheden

• Adviseren over beheersaspecten van informatie- en archiefbeheer.
• Vertalen van wijzigingen in wet- en regelgeving naar werkprocessen en protocollen.
• Ontwikkelen, implementeren en evalueren van kwaliteitsinstrumenten en procedures.
• Bewaken van de regelgeving op het gebied van archief- en informatiebeheer.
• Rapporteren over de voortgang en kwaliteit van informatie- en archiefbeheer.
• Verzorgen van trainingen voor medewerkers over informatie- en archiefbeheer.
• Adviseren over dossiervorming in digitale werkprocessen.
• Opstellen van toetsingsplannen en handboeken voor gegevensverwerking.
• Controleren van vastgelegde gegevens en processen in het DMS/zaaksysteem.
• Rapporteren over de kwaliteit van scanning, registratie en archivering.
• Controleren op verwijdering en vernietiging van zaken uit het digitaal archief.
• Genereren en structureren van gegevens voor managementinformatie.
• Signaleren van ontwikkelingen en uitvoeringsproblemen.
• Onderhouden van contacten met externe partijen en deelnemen aan projecten en werkgroepen.

Vereisten

• Minimaal HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met een opleiding in HMDI of vergelijkbaar.
• Ruime relevante werkervaring binnen DIV in een middelgrote organisatie.
• Kennis van (archief)wet- en regelgeving en ervaring met zaakgericht werken en digitale documentstromen.
• Goede adviesvaardigheden, overtuigingskracht en communicatieve vaardigheden.
• Vermogen om draagvlak te creëren en verbinding te maken.
• Politiek-bestuurlijke en organisatiesensitiviteit.

Arbeidsvoorwaarden

De functie is voor 36 uur per week en ingeschaald in schaal 10, met een bruto maandsalaris van €3.824 tot €5.624, afhankelijk van opleiding en ervaring. Er zijn mogelijkheden voor meer uren en ADV-opbouw. Daarnaast ontvang je een individueel keuze budget (IKB) van 17,05% van het salaris, en zijn er mogelijkheden voor opleidingen en flexibel werken. Vitaliteitsregelingen zijn ook beschikbaar, waaronder een sportstimuleringsregeling en een flexibel vitaliteitsbudget. Pensioenopbouw is bij het ABP.

Over Werkgever

De Gemeente Heerlen streeft naar een toekomstbestendige stad en organisatie, met een focus op openheid, vertrouwen en samenwerking. Het team Informatie Management speelt een cruciale rol in de kwaliteit en ontwikkeling van de informatievoorziening. Met meer dan 1.000 medewerkers werkt de gemeente aan een leefbare stad voor haar inwoners. Heerlen is een stad met lef, die uitdagingen aangaat en bouwt aan een duurzame toekomst.