Managementondersteuner/Medewerker Secretariaat Acvz
gemeente Amsterdam
Amsterdam
32-36 uur
€3052-€4297
Samenvatting
De rol van Managementondersteuner/Medewerker Secretariaat bij het Actiecentrum Veiligheid en Zorg (AcVZ) in Amsterdam richt zich op het bieden van administratieve en secretariële ondersteuning aan één of meerdere managers. De functie vereist een proactieve houding in een dynamische en soms hectische omgeving, waarbij teamwork en stressbestendigheid essentieel zijn. De medewerker is verantwoordelijk voor agendabeheer, het afhandelen van verzoeken, en het organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten.
Verantwoordelijkheden
- Agendabeheer: Beheren van de agenda van managers, inclusief het plannen van afspraken en anticiperen op behoeften.
- Secretariële ondersteuning: Zorgdragen voor een efficiënte workflow vanuit een gezamenlijke inbox, inclusief het afhandelen van telefoongesprekken.
- Dossiervorming en -beheer: Correct archiveren van documentatie zodat deze gemakkelijk terug te vinden is.
- ICT-contactpersoon: Fungeren als aanspreekpunt voor ICT-vragen en beheer van applicaties zoals iBabs en KeDO.
- Ondersteuning bij vergaderingen: Organiseren en administratief ondersteunen van vergaderingen en bijeenkomsten.
- Administratieve optimalisatie: Bijdragen aan een soepel administratief proces en heldere informatievoorziening.
- Inkoop en facilitaire ondersteuning: Regelen van kantoorbenodigdheden en andere voorzieningen.
- Sollicitaties: Bewaken van het sollicitatieproces en het inplannen van gesprekken.
- Organiseren van rondleidingen en werkbezoeken: Ontvangen van bezoekers en zorgen voor een goede ervaring.
Vereisten
- Minimaal een afgeronde mbo-opleiding.
- Ten minste 2 jaar ervaring in secretariële ondersteuning en agendabeheer.
- Minimaal 1 jaar ervaring met het ondersteunen van een manager.
- Ervaring met MS Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams.
- Kennis van de administratieve organisatie van de gemeente Amsterdam en bestuurlijke processen is gewenst.
- Competenties: Accuraat, stressbestendig, samenwerkingsgericht, prioriteiten kunnen stellen, en zelfstandig kunnen werken.
Arbeidsvoorwaarden
- Bruto maandsalaris tussen € 3.052,- en € 4.297,- (schaal 8) op basis van een 36-urige werkweek, afhankelijk van opleiding en ervaring.
- Aanvankelijk een arbeidsovereenkomst voor 1 jaar, met mogelijkheid tot verlenging.
- Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden via het interne opleidingscentrum.
- Individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van het salaris voor extra pensioenopbouw of verlofdagen.
- Pensioenregeling bij ABP.
- Reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding.
Over Werkgever
Het Actiecentrum Veiligheid en Zorg (AcVZ) is een netwerkorganisatie die zich richt op het bieden van perspectief aan mensen met complexe problemen, vaak in aanraking met politie en justitie. AcVZ werkt samen met diverse organisaties binnen een bestuurlijke context en streeft naar een personeelsbestand dat de diversiteit van de Amsterdamse bevolking weerspiegelt. De organisatie waardeert collegialiteit, sociale veiligheid en humor binnen een prettige werksfeer. Het secretariaat bestaat uit een team van 7 medewerkers en 1 coördinator, die elkaar ondersteunen waar nodig.
Summary
- Vacature details
-
- Organisatie
- gemeente Amsterdam
- Uren per week
- 32-36 uur
- Type contract
- Bepaalde tijd
- Salaris
- €3052- €4297 (schaal 8)
- Opleiding
- MBO
We vonden deze vacature op:
https://werkenbij.amsterdam.nl
Skills
stressbestendigheid administratieve vaardigheden Excel Word PowerPoint teamplayer managementondersteuning agendabeheer secretariële ondersteuning Teams MS OutlookBeroep
Deze vacature is ingedeeld in de beroepsgroep: administratief ondersteuner. Vind meer informatie en vacatures binnen deze groep via:
administratief ondersteunerGerelateerde vacatures