Managementassistent Financiën

gemeente Haarlem

Samenvatting

Als Managementassistent Financiën ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de afdeling Financiën binnen de gemeente Haarlem. Je verzorgt digitale agenda’s, onderhoudt mailboxen en coördineert vergaderingen en evenementen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor nieuwe collega’s en zorgt voor een gestructureerde archivering van documenten. Daarnaast ben je betrokken bij het afhandelen van contracten en facturen, en werk je samen met een netwerkteam van managementondersteuners.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van digitale agenda’s en mailboxen; afstemmen met afdelings- en teammanagers.
• Versturen van agenda’s en vergaderstukken, en verslaglegging van overleggen.
• Bijhouden van actielijsten en bewaken van voortgang van acties en processen.
• Vastleggen van contracten in de contractenbank en aanmaken van inkooporders.
• Zelfstandig afhandelen van facturen en verzorgen van postregistratie.
• Organiseren van bijeenkomsten, vergaderingen en evenementen, inclusief bezoekerspassen en vergaderruimten.
• Inwerken van nieuwe collega’s op administratieve systemen.
• Actief deelnemen aan het netwerkteam van managementondersteuners en zorgen voor vervanging bij afwezigheid.

Vereisten

• MBO+ diploma in administratieve processen, zoals Schoevers Officemanagement of Supportmanagement.
• 3-5 jaar werkervaring in een ondersteunende of secretariële functie.
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden; in staat om hoofd- en bijzaken te scheiden.
• Bekend met digitale vergadertechnieken en keten denken.
• Vaardig in Office-applicaties (Word, Excel, PowerPoint, OneDrive) en bereid om digitale systemen zoals Verseon, GFS, Qlikview en Insite+ te leren.
• Proactieve, enthousiaste en stressbestendige houding met een flexibele instelling.

Arbeidsvoorwaarden

• Een arbeidsovereenkomst voor 32 uur per week, met een salaris tussen € 3.052 en € 4.297 bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime dienstverband van 36 uur.
• 17,05% Individueel Keuze Budget over het bruto salaris voor het samenstellen van eigen arbeidsvoorwaarden.
• Mogelijkheden voor persoonlijke groei via opleidingen en cursussen via de ‘Academie Haarlem’.
• Diverse vitaliteitsinitiatieven zoals een fietsregeling en sportabonnement vergoedingen.
• Hybride werkmogelijkheden met een goede werk-privébalans.
• Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals vergoeding van OV-reiskosten en een goede pensioenregeling via ABP.

Over Werkgever

De gemeente Haarlem biedt een werkomgeving waar diversiteit en talenten worden gewaardeerd en benut. De organisatie streeft naar openheid, gedrevenheid en betrokkenheid, met als doel betere dienstverlening aan inwoners en partners. De afdeling Financiën, bestaande uit ongeveer 80 medewerkers, maakt deel uit van het domein Bedrijfsvoering en werkt in een collegiale sfeer, met ruimte voor zowel formele als informele connecties. Er worden regelmatig werkgerelateerde en sociale activiteiten georganiseerd om de teamgeest te bevorderen.