Managementassistent

gemeente Haarlem

Samenvatting

De Gemeente Haarlem is op zoek naar een Managementassistent voor 32-36 uur per week. De rol omvat zowel secretariële als administratieve taken, met een focus op contractbeheer en ondersteuning bij de inhuur van externe medewerkers. De functie biedt een salaris tussen € 3.052 en € 4.297 bruto per maand, afhankelijk van ervaring en opleiding, met mogelijkheden voor persoonlijke groei en hybride werken.

Verantwoordelijkheden

• Medeverantwoordelijk voor contractbeheer, inclusief afhandeling van contracten en inkooporders.
• Ondersteunen bij de inhuur van externe medewerkers door uitvragen te doen, registratie, en het opstellen van opdrachtbrieven en inkooporders.
• Controleren van urenbriefjes en regelen van de instroom van nieuwe inhuurmedewerkers.
• Bewaken van betalingen van facturen en deze coderen.
• Verwerken van binnengekomen en uitgaande post, registreren van klachten en Woo-verzoeken.
• Afspraken maken en digitale agenda's van teammanagers beheren.
• Beheren van de algemene mailbox van de afdeling en e-mails doorsturen naar collega’s.
• Voorbereiden van overleggen en zorgen voor verslaglegging en opvolging van acties.

Vereisten

• Afgeronde MBO-opleiding in administratieve processen (bijvoorbeeld Schoevers Officemanagement of Supportmanagement).
• Minimaal 2 jaar werkervaring in een ondersteunende of secretariële functie.
• Proactieve en energieke persoonlijkheid met een netwerkgerichte aanpak.
• Nieuwsgierigheid en bereidheid om gecoacht te worden in een maatschappelijk relevante omgeving.
• Oplossingsgericht met sterke competenties in stressbestendigheid, communicatie, humor en flexibiliteit.
• Vaardig in Office-applicaties (Word, Excel, PowerPoint) en bereidheid om te leren werken met digitale systemen zoals Verseon, GFS, Qlikview, Insite en Ibabs.

Arbeidsvoorwaarden

• Tijdelijke arbeidsovereenkomst voor een jaar, met mogelijkheid tot verlenging.
• Salaris afhankelijk van ervaring en opleiding, maximaal € 4.297 bruto per maand bij een fulltime dienstverband.
• 17,05% Individueel Keuze Budget bovenop het bruto salaris voor het samenstellen van eigen arbeidsvoorwaarden.
• Diverse mogelijkheden voor vitaliteit, zoals een fietsregeling en vergoeding van sportabonnementen.
• Hybride werkmogelijkheden met een goede werk-privébalans.
• Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals vergoeding van OV-reiskosten en een goede pensioenregeling via ABP.

Over Werkgever

De Gemeente Haarlem en Zandvoort biedt werk dat bijdraagt aan de gemeenschap, met een focus op maatschappelijke ondersteuning. De afdeling Maatschappelijke Ondersteuning ondersteunt het gemeentebestuur bij het realiseren van doelstellingen op het gebied van zelfstandig wonen, werk en inkomen, en sociale betrokkenheid. De organisatie waardeert diversiteit en talenten van medewerkers, met als doel betere dienstverlening aan inwoners en partners. De kernwaarden zijn open, gedreven en betrokken, met een duidelijke ambitie voor positieve impact in de samenleving.