Managementassistent Bestuurssecretariaat

gemeente Haarlem

Samenvatting

De gemeente Haarlem en Zandvoort zoekt een Managementassistent voor het Bestuurssecretariaat. In deze rol ondersteun je de wethouder en werk je samen met collega's van het bestuurssecretariaat. Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de agenda van de wethouder, het voorbereiden en notuleren van vergaderingen, en het afhandelen van telefoontjes en correspondentie. Je fungeert als aanspreekpunt voor vragen binnen de organisatie en moet in staat zijn om snel te schakelen bij veranderingen.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de agenda van de wethouder en snel reageren op veranderingen.
• Voorbereiden, notuleren en opvolgen van acties tijdens vergaderingen.
• Beantwoorden en afhandelen van telefoontjes en correspondentie.
• Fungeren als aanspreekpunt voor vragen uit de organisatie.
• Leggen van verbanden en inschatten van verschillende belangen en consequenties.

Vereisten

• Minimaal MBO/HBO werk- en denkniveau.
• Ruime ervaring op een bestuurssecretariaat, bij voorkeur met ervaring in de top van organisaties; minder ervaren kandidaten met een leergierige instelling zijn ook welkom.
• Goede notuleervaardigheden en ervaring met Outlook, Word, IBABS, Whatsapp en sociale media.
• Gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen, met affiniteit voor de politieke arena.
• Zelfstandig, proactief, gestructureerd en zorgvuldig kunnen werken onder hoge werkdruk.
• Integriteit, flexibiliteit en een voorkeur voor dynamiek in het werk.

Arbeidsvoorwaarden

• Een arbeidsovereenkomst voor 36 uur per week, startend met een jaarcontract dat bij goed functioneren kan worden omgezet in een vast contract.
• Salaris tussen € 3.014 en € 4.244 bruto per maand, afhankelijk van ervaring en opleiding.
• 17,05% Individueel Keuze Budget over het bruto salaris, dat kan worden besteed aan persoonlijke voorkeuren zoals extra verlof of opleidingen.
• Hybride werkmogelijkheden, met een combinatie van kantoor en thuiswerken.
• Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals vergoeding van OV-reiskosten en een goede pensioenregeling via ABP.

Over Werkgever

De afdeling Bestuur en Communicatie van de gemeente Haarlem en Zandvoort fungeert als schakel tussen het bestuur, inwoners en ambtenaren. De medewerkers zijn gericht op het initiëren en faciliteren van gesprekken met de gemeenschap. Je komt te werken in een hecht team van vijf ondersteuners die elkaar ondersteunen en zorgen voor een soepel draaiend bestuurssecretariaat. De organisatie waardeert diversiteit en streeft naar een inclusieve werkomgeving waar iedereen zich thuis kan voelen.