Managementassistent

gemeente Amsterdam

Samenvatting

De functie van Managementassistent bij de Gemeente Amsterdam omvat het ondersteunen van het management, met name de directeur Dienstverlening en/of afdelingshoofden. De rol vereist een proactieve houding en een scherp inzicht om processen soepel te laten verlopen. De Managementassistent werkt nauw samen met collega's op het secretariaat en de afdeling Bestuursadvies en Organisatie (B&O).

Verantwoordelijkheden

• Ondersteunen van de directeur en afdelingshoofden op organisatorisch en secretarieel gebied.
• Beheren van complexe agenda's en e-mailcommunicatie.
• Organiseren van overleggen, versturen van uitnodigingen, en coördineren van bezoekers en catering.
• Bijdragen aan facturatieprocessen en ondersteunen van projecten in afwezigheid van de projectondersteuner.
• Initiëren van procesverbeteringen en opstellen van nieuwe processen binnen het secretariaat.
• Onderhouden van professionele contacten binnen en buiten de directie.
• Begeleiden en aansteken van stagiairs waar nodig.

Vereisten

• Mbo-4/mbo+ werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar ervaring in een ondersteunende rol voor een directeur of bestuurder.
• Affiniteit met of ervaring in een gemeentelijke organisatie.
• Ruime kennis van MS Office.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.
• Competenties: accuraat plannen, klantgerichtheid, samenwerking, en stressbestendigheid.

Arbeidsvoorwaarden

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.052,- en € 4.297,- op basis van een 36-urige werkweek.
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar, met mogelijkheid tot verlenging.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden via de Amsterdamse School.
• Individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van het salaris.
• Pensioenregeling bij ABP.
• Reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding.
• Mogelijkheid tot hybride werken met verstrekte (thuis)werkmiddelen.

Over Werkgever

De Gemeente Amsterdam streeft naar een inclusieve werkomgeving waar verschillen tussen collega's worden gekoesterd. De afdeling Dienstverlening is verantwoordelijk voor het contact met alle Amsterdammers en biedt een breed scala aan diensten via verschillende kanalen. Het team secretariaat maakt deel uit van de afdeling Bestuursadvies en Organisatie (B&O) en richt zich op het bieden van professionele ondersteuning aan het management.