Managementassistent

Samenvatting

Als managementassistent binnen de beleidsafdeling Stadsbeheer van de gemeente Den Haag ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van drie afdelingshoofden. Je zorgt ervoor dat hun dagelijkse werkzaamheden efficiënt verlopen door het beheren van complexe agenda’s, het coördineren van afspraken en het voorbereiden van overleggen. Je speelt een cruciale rol in het waarborgen van de opvolging van afspraken en actiepunten, en je voert diverse organisatorische en administratieve taken uit die bijdragen aan de doelstellingen van Stadsbeheer, zoals duurzaamheid en een goed beheerde openbare ruimte.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda’s en coördineren van afspraken voor de afdelingshoofden.
• Voorbereiden van overleggen en vastleggen van afspraken en actiepunten.
• Bewaken van de opvolging van actiepunten.
• Uitvoeren van administratieve taken, zoals het verwerken van correspondentie en ondersteuning bij de jaarafsluiting.
• Ondersteunen bij personeelsgerelateerde zaken, zoals inkooporders en ziek- en herstelmeldingen.
• Vervangen van andere managementondersteuners indien nodig.
• Samenwerken met afdelingshoofden, MT-leden en collega's om een breed inzicht in de organisatie te krijgen.

Vereisten

• Meerdere jaren ervaring als managementondersteuner.
• Mbo+ werk- en denkniveau.
• Kennis van personeelszaken, bij voorkeur ervaring met Oracle.
• Uitstekende kennis van Microsoft Office, MS-Teams, SharePoint en Ibabs.
• Zeer goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Vermogen om een netwerk te onderhouden en snel te schakelen binnen een grote organisatie.
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris tussen €2.875 en €4.065 (schaal 7) op basis van een 36-urige werkweek.
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van 12 maanden met mogelijkheid tot verlenging of onbepaalde tijd.
• Individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% bovenop het salaris.
• Mogelijkheid om compensatieverlof op te bouwen.
• Optie om feestdagen te ruilen voor andere dagen.
• Diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden.
• Voorzieningen zoals een laptop en telefoon voor flexibele werkplekken.
• Deelname aan het ABP-pensioenfonds met een gunstige regeling.

Over Werkgever

De beleidsafdeling van de Dienst Stadsbeheer (BAS) van de gemeente Den Haag bestaat uit meer dan 100 medewerkers die zich inzetten voor een leefbare stad. De afdeling staat bekend om de collegiale samenwerking en de aandacht voor elkaar, met een sterke focus op het verbeteren van de openbare ruimte en duurzaamheid. De organisatie streeft naar een inclusieve werkomgeving waar medewerkers zich kunnen ontwikkelen en bijdragen aan het welzijn van de stad en haar inwoners.