Managementassistent

Samenvatting

Als managementassistent binnen de Gemeente Utrecht ben je een essentiële schakel in de Ontwikkelorganisatie Ruimte. Je ondersteunt één of meerdere managers of een afdelingshoofd en bent verantwoordelijk voor het organiseren van administratieve en organisatorische processen. Je werkt zelfstandig in een dynamische omgeving en zorgt voor structuur en continuïteit. Je maakt deel uit van een betrokken team dat professionaliteit en samenwerking hoog in het vaandel heeft staan.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda’s van managers en afdelingshoofden, inclusief het plannen en coördineren van afspraken.
• Vooruitkijken en prioriteren om knelpunten in de planning te signaleren.
• Afstemmen met managers over planning, voortgang en acties.
• Voorbereiden, organiseren en faciliteren van interne en externe overleggen.
• Bewaken van administratieve processen, zoals offertes, personeelszaken en bestellingen.
• Coördineren van in- en uitdiensttredingen van medewerkers, inclusief administratieve afhandeling en ontvangst.
• Actief samenwerken met andere managementassistenten om continuïteit en kwaliteit te waarborgen.

Vereisten

• Minimaal mbo werk- en denkniveau.
• Ervaring in een ondersteunende, administratieve of organisatorische rol (bijvoorbeeld als managementassistent, secretaresse, officemanager of projectondersteuner).
• Ervaring met agendabeheer in een dynamische omgeving.
• Vaardigheid in MS-Officepakketten, met name Outlook, en bereidheid om nieuwe systemen snel te leren.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Vermogen om zelfstandig te werken, te plannen, prioriteiten te stellen en overzicht te houden.
• Sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om in een drukke omgeving betrouwbaar te blijven.

Arbeidsvoorwaarden

• Een werkweek van 32 tot 36 uur, verdeeld over 4 of 5 dagen.
• Bruto maandsalaris tussen € 2840,- en € 4015,- (schaal 7) op basis van 36 uur, afhankelijk van kennis en ervaring.
• Per 1 juli 2026 een loonsverhoging van 1,25%.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% bovenop het salaris, voor aanpassing van arbeidsvoorwaarden naar eigen wens.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van een jaar, met de intentie tot omzetting naar onbepaalde tijd.
• Werken in het Stadskantoor, met de mogelijkheid tot hybride werken, inclusief een goede thuiswerkplek.

Over Werkgever

De Gemeente Utrecht is een van de grootste gemeentes in Nederland en streeft naar diversiteit en inclusiviteit binnen de organisatie. De Ontwikkelorganisatie Ruimte richt zich op gebiedsontwikkeling en thema’s zoals duurzame energie, wonen en mobiliteit. Het team Managementondersteuning kenmerkt zich door samenwerking, betrouwbaarheid en gezamenlijke verantwoordelijkheid. De gemeente gelooft dat diversiteit leidt tot innovatie en betere samenwerking, en biedt ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en uitdagende verantwoordelijkheden.