Managementassistent

Samenvatting

Als Managementassistent binnen de Gemeente Tilburg ondersteun je verschillende afdelingen door tijdelijke extra ondersteuning te bieden bij ziekte, verlof of capaciteitsvraag. Je bent verantwoordelijk voor het coördineren van administratieve taken en zorgt ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen. Je bouwt een netwerk op met collega's en samenwerkingspartners en fungeert als schakel tussen verschillende onderdelen van de organisatie.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda’s, plannen van afspraken en vergaderingen, en zorgen voor de juiste voorbereiding.
• Reserveren van ruimtes en middelen, versturen van agenda’s en tijdig beschikbaar stellen van benodigde stukken.
• Organiseren van activiteiten, evenementen en bijeenkomsten zoals trainingen en workshops.
• Voorbereiden van correspondentie, registreren, archiveren en bewaken van voortgang.
• Controleren van uitgaande stukken op spelling, grammatica en lay-out.
• Beheren van de mailbox, archiveren van documenten en verzorgen van inkooporders.
• Verzamelen van informatie en opstellen van nieuwsbrieven en rapportages.
• Uitvoeren van administratieve HR-taken, zoals ziek- en betermeldingen en vakantieplanning.

Vereisten

• Afgeronde MBO 4 opleiding met raakvlakken met het managementassistenten vak.
• Ervaring met complex agendabeheer.
• Uitgebreide kennis van het MS-Office pakket, met name Outlook en Word.
• Beschikbaarheid van 24 tot 36 uur per week.
• Persoonlijke eigenschappen: vriendelijk, gastvrij, leergierig, flexibel, accuraat, zelfstandig en proactief.
• Inzicht in de dynamiek en verhoudingen binnen een bestuurlijke organisatie.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris in schaal 7, variërend van € 2.596,- tot € 4.065,- bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband.
• 201,6 verlofuren met de mogelijkheid om maximaal 187 verlofuren bij te kopen.
• Individueel keuzebudget van 17,05% boven op het salaris.
• Uitstekende pensioenopbouw bij ABP, met een werkgeversbijdrage van 70%.
• Werkgeversbijdrage in de kosten van de zorgverzekering.
• Mogelijkheid tot gedeeltelijk thuiswerken en flexibele werktijden.
• Thuiswerkvergoeding van €3,25 netto per thuiswerkdag.
• Laptop en mobiele telefoon ter beschikking.
• Volledige vergoeding van reiskosten bij gebruik van openbaar vervoer.

Over Werkgever

De Gemeente Tilburg is een grote en dynamische organisatie met meer dan 2.500 medewerkers, verdeeld over 19 afdelingen. De organisatie streeft naar ontwikkeling en groei door middel van diversiteit, inclusie en duurzame dienstverlening. Het team Managementassistenten binnen de afdeling Faciliteiten bestaat uit ruim 65 assistenten die samenwerken om de dagelijkse werkzaamheden van leidinggevenden te ondersteunen. De werkomgeving is inspirerend en gericht op samenwerking, met een focus op verbondenheid, daadkracht en vernieuwing.