Managementassistent

gemeente Haarlem

Samenvatting

De Gemeente Haarlem zoekt een Managementassistent voor 24 tot 36 uur per week. De rol omvat het ondersteunen van projectmanagers door het beheren van agenda's, het maken van afspraken en het fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders. De assistent is verantwoordelijk voor het afhandelen van contracten, het opstellen van brieven, en het organiseren van bijeenkomsten. De functie biedt een salaris tussen de € 3.206 en € 4.499 bruto per maand en de mogelijkheid tot hybride werken.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda's en maken van afspraken voor projectmanagers.
• Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders.
• Afhandelen van contracten, inclusief het aanmaken van inkooporders en facturering.
• Structureren van archivering en toegankelijk maken van opgeslagen kennis.
• Zelfstandig opstellen van (opdracht) brieven en bewaken van voortgang van acties.
• Voorbereiden van overleggen en vastleggen van afspraken.
• Organiseren van bijeenkomsten, zoals bewoners- en informatieavonden.
• Beheren van projectenmailboxen en ingekomen post.

Vereisten

• Mbo-4 diploma in administratieve processen, zoals Officemanagement of Supportmanagement.
• Minimaal 2 jaar ervaring in een ondersteunende of secretariële functie binnen een complexe organisatie.
• Proactieve en energieke persoonlijkheid met goede communicatieve vaardigheden.
• Stressbestendigheid en een flexibele instelling.
• Vaardigheid in Office applicaties (Word, Excel, PowerPoint) en bereidheid om digitale systemen (Verseon, GFS, Qlikview, Insite+) te leren.

Arbeidsvoorwaarden

• Arbeidsovereenkomst voor 24 - 36 uur per week, met de mogelijkheid tot een vast contract bij goed functioneren.
• Salaris tussen € 3.206 en € 4.499 bruto per maand bij een fulltime dienstverband.
• 17,05% Individueel Keuze Budget over het bruto salaris voor het samenstellen van eigen arbeidsvoorwaarden.
• Hybride werkmogelijkheden met faciliteiten voor zowel kantoor- als thuiswerken.
• Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals vergoeding van OV-reiskosten en een goede pensioenregeling via ABP.

Over Werkgever

De Gemeente Haarlem en Zandvoort richt zich op het verbeteren van de fysieke leefomgeving en het realiseren van projecten zoals woningbouw en civiele werken. De afdeling Proces- en Contractmanagement speelt een cruciale rol in het projectmanagement van deze ontwikkelingen. De organisatie waardeert diversiteit en biedt een omgeving waar medewerkers zich kunnen ontwikkelen en zich thuis kunnen voelen. De waarden van de organisatie zijn open, gedreven en betrokken, wat bijdraagt aan een goede werk-privébalans en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden.