Managementassistent

gemeente Haarlem

Samenvatting

De gemeente Haarlem is op zoek naar een Managementassistent die ondersteuning biedt aan projectmanagers. De rol omvat het beheren van agenda's, het maken van afspraken, en het fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders. De assistent handelt contracten af, zorgt voor archivering en toegankelijkheid van kennis, en bereidt overleggen voor. Daarnaast organiseert de assistent bijeenkomsten en beheert de projectenmailboxen en ingekomen post.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda's en maken van afspraken voor projectmanagers.
• Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders.
• Afhandelen van contracten en aanmaken van inkooporders in digitale systemen.
• Archiveren van documenten en zorgen voor toegankelijkheid van opgeslagen kennis.
• Opstellen van (opdracht)brieven en bewaken van voortgang van acties en processen.
• Voorbereiden van overleggen en vastleggen van afspraken.
• Organiseren van bijeenkomsten, zoals bewoners- en informatieavonden.
• Beheren van bewonersbrieven en het proces rondom bezorging.
• Ondersteunen bij de projectenmailbox en ingekomen post.

Vereisten

• MBO-4 diploma in administratieve processen, zoals Schoevers Officemanagement of Supportmanagement.
• Minimaal 2 jaar werkervaring in een ondersteunende of secretariële functie binnen een complexe organisatie.
• Ervaring met digitaal vergaderen en keten denken.
• Proactieve, energieke persoonlijkheid met stressbestendigheid en goede communicatieve vaardigheden.
• Vaardig in Office-applicaties (Word, Excel, PowerPoint) en bereid om digitale systemen zoals Verseon, GFS, Qlikview en Insite+ te leren.

Arbeidsvoorwaarden

• Arbeidsovereenkomst voor 24-36 uur per week, met een startjaarcontract dat bij goed functioneren kan worden omgezet naar een vast contract.
• Salaris van maximaal €4.499 bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week, inclusief 17,05% Individueel Keuze Budget.
• Hybride werkmogelijkheden met faciliteiten voor zowel kantoor- als thuiswerken.
• Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals vergoeding van OV-reiskosten, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof, en een goede pensioenregeling via ABP.

Over Werkgever

De gemeente Haarlem en Zandvoort biedt werk dat impact heeft op de fysieke leefomgeving. De afdeling Proces- en Contractmanagement is verantwoordelijk voor projectmanagement van gebiedsontwikkelings-, vastgoed- en civiele projecten. Met een focus op vernieuwing en ontwikkeling, zoals de bouw van 10.000 nieuwe woningen in Haarlem, streeft de organisatie naar resultaten die zichtbaar zijn in de stad en het dorp. De organisatie waardeert diversiteit en biedt mogelijkheden voor persoonlijke groei en vitaliteit.