Managementassistent

gemeente Rotterdam

Samenvatting

Als Managementassistent op de afdeling Bedrijfsvoering ben je verantwoordelijk voor het coördineren van diverse administratieve processen en het ondersteunen van de afdelingsmanager. Je beheert complexe agenda's, organiseert vergaderingen en zorgt voor de opvolging van afspraken. Je speelt een cruciale rol in het verbeteren van processen en fungeert als vraagbaak voor collega's. Je werkt in een dynamische omgeving met een team dat zich richt op de Rotterdamse arbeidsmarkt.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van complexe agenda's en mailverkeer van de afdelingsmanager.
• Organiseren van vergaderingen, afdelingsbijeenkomsten en kwartaalbijeenkomsten.
• Opstellen van agenda's, maken van verslagen en bijhouden van actielijsten.
• Coördineren van de voortgang van werkzaamheden en het bewaken van deadlines.
• Beheren van het digitale archief en zorgen voor overzichtelijkheid.
• Actief meedenken over procesverbeteringen en implementeren van veranderingen.
• Fungeren als vraagbaak en voorbeeld voor andere managementassistenten.

Vereisten

• Afgeronde mbo-niveau 4-opleiding in administratie of een vergelijkbare richting.
• Minimaal 2 jaar ervaring als managementassistent.
• Ervaring met agendabeheer, reserveren van vergaderzalen en ICT-middelen.
• Vaardigheid in Microsoft Office en uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
• Bekendheid met Oracle is een pré, evenals ervaring met het opstellen van actie- en besluitenlijsten.
• Proactieve, flexibele en professionele werkhouding, met het vermogen om onder druk te presteren.

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris tussen € 2840 en € 4015 bruto per maand (salarisschaal 7).
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om thuis te werken.
• 17,05% keuzebudget voor extra vakantiedagen, sportschoolcontributie of reiskosten.
• Optimale (thuis)werkfaciliteiten en een OV-mobiliteitskaart voor 100% vergoede reiskosten.
• Aantrekkelijk opleidings- en ontwikkelprogramma.
• Goede pensioenregeling met een bijdrage van de gemeente Rotterdam.

Over Werkgever

Gemeente Rotterdam biedt een uitdagende werkomgeving waar diversiteit en inclusie centraal staan. De organisatie stimuleert medewerkers om hun ideeën te realiseren en biedt ruimte voor persoonlijke groei. Met een team dat zich inzet voor de Rotterdamse gemeenschap, is er een sterke focus op samenwerking en continuïteit in de dienstverlening.