Managementassistent

gemeente Hilversum

Samenvatting

Als managementassistent bij de gemeente Hilversum ben je de spil in de organisatie, verantwoordelijk voor het ondersteunen van managers met hun complexe agenda's en het voorbereiden van vergaderingen. Je biedt administratieve ondersteuning bij wervingsprocessen, inkoopprocedures en organiseert team- en afdelingsbijeenkomsten. Communicatie met managers over hun wensen en het bijhouden van agenda's en stukkenstroom zijn cruciaal. Je werkt proactief en accuraat, en bent bereid om bij te springen waar nodig.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de agenda's van managers en voorbereiden van vergaderingen.
• Ondersteunen bij wervingsprocessen en inwerken van nieuwe medewerkers.
• Administratieve ondersteuning bieden bij inkoopprocedures.
• Organiseren van team- en afdelingsbijeenkomsten, inclusief afscheid en jubilea van medewerkers.
• Beheren van de mailbox en administratieve ondersteuning van het bestuurlijke besluitvormingsproces.
• Communiceren met managers over hun ondersteuningsbehoeften en hen adviseren.
• Signaleren van problemen en snel oplossingen aandragen.
• Flexibel inspelen op veranderingen en prioriteiten stellen.

Vereisten

• Afgeronde MBO-4 opleiding in de richting van secretaresse of managementassistent(e).
• Minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie binnen een dynamische en complexe werkomgeving.
• Beschikbaar op vrijdag.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ervaring met Office 365, Microsoft Teams en snel nieuwe computerprogramma's leren.

Arbeidsvoorwaarden

• Werkweek van 32 uur.
• Jaarcontract met intentie tot een vast dienstverband.
• Salaris in schaal 9 van de CAO Gemeenten (€3.426 - €4.908 bruto per maand bij 36 uur), afhankelijk van ervaring.
• Uitstekende pensioenopbouw bij ABP, met 70% premie betaald door de werkgever.
• Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% per maand.
• Volledige vergoeding van openbaar vervoer (2e klas) en aandacht voor duurzame mobiliteit.
• Opleidingsmogelijkheden via de Hilversum Academie vanaf dag één.
• Hybride werken mogelijk, met minimaal de helft van de tijd op locatie.

Over Werkgever

De gemeente Hilversum is een dynamische en toegankelijke organisatie die zich richt op de inwoners van de mediastad. Kernwaarden zijn vertrouwen, eenvoud, betrokkenheid, professionaliteit, inclusiviteit en duurzaamheid. De gemeente streeft naar een balans tussen maatwerk en eenvoud, en maakt gebruik van technologie en data om de dienstverlening te verbeteren. Er wordt veel waarde gehecht aan samenwerking en open communicatie binnen het team en met de inwoners.