Managementassistent

gemeente Amsterdam

Samenvatting

De functie van Managementassistent bij de Gemeente Amsterdam is tijdelijk voor de duur van 11 maanden, ter vervanging van een langdurig zieke medewerker. De rol omvat het ondersteunen van de manager met secretariële, administratieve, financiële en organisatorische taken binnen het team Bestuur en Managementondersteuning (BMO). De assistent fungeert als schakel tussen het management en collega's en werkt nauw samen met andere managementassistentes.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de agenda van de manager en zorgen voor een efficiënte planning.
• Afhandelen van acties vanuit de mailbox van de manager, inclusief het verwerken en archiveren van berichten.
• Voorbereiden van vergaderingen door benodigde stukken op te vragen, agenda's op te stellen, ruimtes te reserveren en documenten te delen.
• Bijhouden van actielijsten en regelmatig afstemmen met de manager en collega's.
• Proactief meedenken over acties en het inplannen van overleggen.
• Schakelen met interne en externe contactpersonen en het organiseren van overleggen.
• Ondersteunen bij concern brede acties, zoals de voorbereiding van verkiezingen.
• Plaatsen van bestellingen via het inkoopsysteem AFIS en ontvangen van gasten.

Vereisten

• Minimaal een mbo-4 opleiding, bij voorkeur aangevuld met een opleiding tot secretaresse.
• Minimaal 3 jaar werkervaring als Managementassistent of in een vergelijkbare rol, met ervaring in complex agendabeheer en diverse secretariële taken.
• Vaardigheid in ICT-tools zoals Word, Excel, PowerPoint, Teams, iBabs en Outlook.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk (minimaal B2-niveau).
• Competenties: klantgerichtheid, samenwerking, planningsvaardigheden en stressbestendigheid.

Arbeidsvoorwaarden

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.113,- en € 4.383,- op basis van een 36-urige werkweek.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van 11 maanden.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden via het interne opleidingscentrum.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van het salaris voor extra pensioenopbouw of verlofdagen.
• Pensioenregeling via ABP, met 70% van de pensioenpremie betaald door de werkgever.
• Reiskostenvergoeding en een thuiswerkvergoeding van € 3,- per werkdag.
• Mogelijkheid tot hybride werken, met één dag per week thuiswerken.
• Voorzieningen voor een veilige en gezonde thuiswerkplek, inclusief een mobiele telefoon en/of laptop.

Over Werkgever

De Gemeente Amsterdam streeft naar een inclusieve werkomgeving waarin verschillen tussen collega’s worden gekoesterd. Het stadsdeel heeft een open en informele cultuur met een goede werksfeer. Het team Bestuur en Managementondersteuning bestaat uit 21 medewerkers die bijdragen aan bestuurlijke ambities en organisatiedoelstellingen. Het subteam Bestuursondersteuning richt zich op strategische advisering en besluitvormingsprocessen, terwijl het subteam Directieondersteuning zich richt op ondersteuning van het management en het verbeteren van de organisatie.