Directieondersteuner

gemeente Amsterdam

Samenvatting

Als Directieondersteuner bied je ondersteuning aan één van de (adjunct-)directeuren binnen Toezicht en Handhaving Openbare Ruimte (THOR). Je bent verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van secretariële en organisatorische processen. Dit omvat agendabeheer, het organiseren van vergaderingen en het notuleren daarvan. Je schakelt tussen management, directie, collega's en de Amsterdammer, en werkt in een gemotiveerd team dat collegialiteit en hard werken hoog in het vaandel heeft staan.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van agenda’s en e-mail, inclusief prioriteiten stellen en complexe afspraken afhandelen.
• Organiseren van vergaderingen en bijeenkomsten, inclusief praktische zaken en notuleren.
• Voorbereiden en beheren van correspondentie en informatie, en deze waar nodig distribueren.
• Ondersteunen van diverse teams met aanvullende taken op verzoek van de (adjunct-)directeur.
• Registreren van gegevens in systemen en verzorgen van documentregistratie.
• Proactief regie nemen om ervoor te zorgen dat werkzaamheden soepel verlopen.

Vereisten

• Minimaal mbo-4 werk- en denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting.
• Minimaal 5 jaar ervaring als directie- of managementondersteuner, met verantwoordelijkheid voor agendabeheer en secretariële taken.
• Vaardigheid in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) en MS Teams.
• Competenties:
• Plannen: Efficiënt coördineren van activiteiten binnen een tijdsbestek.
• Samenwerken: Constructieve bijdrage leveren aan teamresultaten en sfeer.
• Omgevingsbewustzijn en integriteit: Kennis van relevante ontwikkelingen en integer omgaan met informatie.
• Klantgerichtheid: In spelen op wensen van de directeur, collega's en externe relaties.

Arbeidsvoorwaarden

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.171,- en € 4.464,- op basis van een 36-urige werkweek.
• Een arbeidsovereenkomst voor 1 jaar, met mogelijkheid tot een overeenkomst voor onbepaalde tijd.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden via het interne opleidingscentrum.
• Individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van het salaris voor extra pensioenopbouw of verlofdagen.
• Pensioenregeling via ABP, met 70% van de pensioenpremie betaald door de werkgever.
• Reiskostenvergoeding en thuiswerkvergoeding.
• Een mobiele werktelefoon en laptop.

Over Werkgever

De organisatie streeft naar een inclusieve werkplek waar verschillen tussen medewerkers worden gekoesterd. De afdeling Toezicht en Handhaving Openbare Ruimte (THOR) werkt aan een leefbaarder, veiliger en schoner Amsterdam met ongeveer 940 medewerkers die actief en zichtbaar zijn in de openbare ruimte. De directie hanteert kernwaarden zoals samenwerking, verbinding, vertrouwen, openheid en initiatief. Je maakt deel uit van het team Beheer & Administratie binnen Ondersteuning Operatie THOR, met functionele aansturing van de teamleider en inhoudelijke afstemming met collega's.