Management Ondersteuner

gemeente Amsterdam

Samenvatting

Als Management Ondersteuner ben je verantwoordelijk voor secretariële, administratieve, financiële en organisatorische taken ter ondersteuning van een directeur of bestuurder binnen het stadsdeel Centrum van Amsterdam. Je werkt samen met een team van managementassistenten en zorgt voor een soepele communicatie tussen management, bestuur en collega's. Je functie vereist een proactieve houding en een goede planning om de dagelijkse werkzaamheden efficiënt te laten verlopen.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van complexe agenda's van de stadsdeeldirecteur en bestuurders.
• Afhandelen van e-mails en archiveren van correspondentie.
• Voorbereiden van vergaderingen, inclusief het opstellen van agenda's en het beschikbaar stellen van documenten via iBabs.
• Proactief signaleren van benodigde acties en het inplannen van overleggen.
• Organiseren van vergaderingen en ontvangen van gasten.
• Samenwerken met collega's en bijspringen bij afwezigheid van teamleden om continuïteit te waarborgen.

Vereisten

• Minimaal een mbo-4 opleiding, bij voorkeur aangevuld met een secretaresseopleiding.
• Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, met focus op complex agendabeheer en diverse ondersteunende werkzaamheden.
• Uitgebreide kennis van ICT-tools zoals Word, Excel, PowerPoint en Outlook.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal (minimaal B2-niveau) met sterke schrijfvaardigheden.
• Competenties: klantgerichtheid, samenwerking, planningsvaardigheden en stressbestendigheid.

Arbeidsvoorwaarden

• Een bruto maandsalaris tussen € 3.171,- en € 4.464,- op basis van een 36-urige werkweek.
• Een arbeidsovereenkomst voor 1 jaar, met mogelijkheid tot verlenging.
• Opleidings- en ontwikkelmogelijkheden via het interne opleidingscentrum.
• Individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van het salaris voor extra pensioenopbouw of verlofdagen.
• Pensioenregeling via ABP, waarbij 70% van de premie door de werkgever wordt betaald.
• Reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer en thuiswerkvergoeding.
• Een mobiele werktelefoon en laptop.

Over Werkgever

De organisatie is gericht op een inclusieve werkcultuur en streeft naar een personeelsbestand dat de diversiteit van de Amsterdamse bevolking weerspiegelt. De afdeling Bestuur en Organisatie bestaat uit verschillende subafdelingen en biedt een open en informele werksfeer. Het team van Management Ondersteuning werkt samen met bestuursadviseurs en andere ondersteunende functies om de dynamische omgeving van het stadsdeel te faciliteren.