Managementassistent

gemeente Haarlem

Samenvatting

De gemeente Haarlem zoekt een Managementassistent voor de afdeling Jeugd, Onderwijs en Sport. De rol omvat ondersteuning van de afdelingsmanager en teammanager door het beheren van digitale agenda's, het voorbereiden van overleggen, en het uitvoeren van diverse administratieve en organisatorische taken. De functie vraagt om een proactieve en flexibele houding, met een focus op samenwerking binnen een complexe organisatie.

Verantwoordelijkheden

• Beheren van de digitale agenda, inclusief het maken van complexe afspraken en het toevoegen van relevante notities.
• Voorbereiden van overleggen en vastleggen van afspraken, inclusief het verzamelen van input voor managementvergaderingen en bestuurlijke overleggen.
• Uitvoeren van complexe secretariële, administratieve en organisatorische taken, en bewaken van de voortgang van acties en processen.
• Verbeteren van de administratieve organisatie binnen het werkterrein en ondersteunen van collega’s bij afwezigheid.
• Bijhouden van de P&C-cyclus en zorgen voor een overzicht van bestuurlijke afhandelzaken.
• Secretariële ondersteuning van de sociaal domein introductie.
• Aanmaken van inkooporders, vastleggen van contracten, en verzorgen van facturering.

Vereisten

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding (niveau 4) in administratieve processen of managementassistent, bij voorkeur van Schoevers.
• Ten minste 2 jaar werkervaring in een ondersteunende of secretariële functie binnen een complexe organisatie.
• Ervaring met digitaal vergaderen en keten denken.
• Vaardigheid in Office-applicaties (Word, Excel, PowerPoint) en bereidheid om te leren werken met specifieke digitale systemen (Verseon, GFS, Qlikview, Insite+).
• Een energieke, proactieve persoonlijkheid met een flexibele instelling en een natuurlijke antenne voor de behoeften binnen de afdeling.

Arbeidsvoorwaarden

• Een arbeidsovereenkomst voor 32-36 uur per week, met een startjaarcontract dat bij goed functioneren kan worden omgezet in een vast contract.
• Salaris tussen € 3.113 en € 4.383 bruto per maand, afhankelijk van ervaring en opleiding, bij een fulltime dienstverband.
• 17,05% Individueel Keuze Budget bovenop het bruto salaris voor het samenstellen van eigen arbeidsvoorwaarden.
• Diverse mogelijkheden voor persoonlijke groei, zoals opleidingen en cursussen via de ‘Academie Haarlem’.
• Hybride werkmogelijkheden met een goede werk-privébalans en secundaire arbeidsvoorwaarden zoals vergoeding van OV-reiskosten en een goede pensioenregeling.

Over Werkgever

De gemeente Haarlem en Zandvoort biedt werk dat impact heeft op de samenleving. De afdeling Jeugd, Onderwijs en Sport bestaat uit ongeveer 75 medewerkers en richt zich op het bieden van kansen aan inwoners, vooral kinderen en jongeren, om gezond en veilig op te groeien. De organisatie waardeert diversiteit en streeft naar een inclusieve werkomgeving waar medewerkers zich kunnen ontwikkelen en bijdragen aan de gemeenschappelijke doelen. De organisatiewaarden zijn open, gedreven en betrokken, met een duidelijke ambitie voor betere dienstverlening aan inwoners en partners.